Программа фсс для больничных как правильно настроить


Инструкция: Как работать с электронным больничным работодателю

Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС на cabinets.fss.ru (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Войти в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг.

Если у вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА):

Если у вас обслуживающая бухгалтерия, читайте о том, как получать больничные сотрудников, в статье.

После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией.

Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета:

  • Больницы будут загружать в систему электронные листки, подписывая их квалифицированной электронной подписью.
  • Бухгалтер будет видеть больничные сотрудников, получать нужные сведения для начисления пособия и заполнять раздел работодателя.
  • Застрахованные смогут проверять, правильно ли заполнен больничный лист и корректно ли начислено пособие.
  • Федеральный закон № 86-ФЗ предусматривает, что врач сможет оформить электронный больничный по временной нетрудоспособности, беременности или материнству, если соблюдены эти два условия:
  • Медучреждение и работодатель застрахованного человека зарегистрированы в специальной автоматизированной системе электронных листков.
  • Пациент в письменном виде согласился на оформление листка нетрудоспособности в электронной форме.

Утвержден перечень данных, которые требуются для проведения медико-социальной экспертизы застрахованного и начисления пособия, а также сроки их сдачи (Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).

Шаг 2. Перераспределите обязанности    

Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными, получите на него электронную подпись и обеспечьте доступ к ЕИИС «Соцстрах». Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.

Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными.  Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.

В Экстерне можно загружать, заполнять и отправлять электронные больничные в ФСС. Регионы с прямыми выплатами могут сформировать реестр на основе данных ЭЛН и отправить его в ФСС.

Зарегистрироваться

Шаг 3. Расскажите сотрудникам об изменениях

Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.

ФСС оплатит больничный, если он представлен в электронной форме, за три рабочих дня

Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:

  • Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.
  • Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.
  • Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.
  • Если в регионе проходит пилотный проект по прямым выплатам, ФСС оплатит больничный, представленный в электронной форме, за три рабочих дня (в бумажной форме — за 10 дней).

Татьяна Огородникова, бухгалтер «Агентство Бонус»:

— ФСС сама прислала нам письмо с приглашением стать участником системы и заключила с нами соглашение об информационном взаимодействии. Оповещать сотрудников о возможности формировать больничные в электронном виде мы планируем в рассылках от имени директоров подразделений. От введения электронных листков нетрудоспособности однозначно ждем только позитивных изменений в работе: например, больше не придется отправлять  сотрудника к врачу, чтобы переоформить документ из-за  ошибки. Раньше такое случалось.

Оформление пособия

Шаг 4. Получите от сотрудника номер больничного

Врач поликлиники входит в систему ФСС и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.

Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».

Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. Он должен передать этот номер бухгалтеру, который занимается начислением пособия.

Шаг 5. Заполните листок в личном кабинете

По этому номеру бухгалтер находит в личном кабинете в ЕИИС «Соцстрах» больничный лист сотрудника. Полученные из листка сведения (о периоде болезни и т.д.) нужно будет использовать для расчета и учета больничного листа.

Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности.

На этапе выплаты пособия

Шаг 6. Передайте сведения в ФСС для выплаты или возмещения пособия

Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Эти сведения ФСС будет учитывать при начислении и проверке пособия.

Дальше сценарии работы по начислению и выплате пособий различаются в разных регионах России. Часть регионов участвует в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты», все они перечислены в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. В этих регионах пособие выплачивает ФСС напрямую сотруднику. В остальных регионах пособие сотруднику начисляет и выплачивает работодатель. Рассмотрим сценарии работы бухгалтера в обоих случаях.

Зачетная система

Рисунок 1. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности при зачетной системе страховых взносов.

При зачетной схеме:

  • Рассчитайте пособие и выплатите его работнику с ближайшей зарплатой.
  • Сумму расходов, понесенных на выплату пособия, можно или зачесть в счет уплаты взносов на социальное страхование, или возместить в ФСС. Чтобы получить возмещение, необходимо подойти в отделение ФСС и предоставить заявление или справку-расчет.
Прямые выплаты

Рисунок 2. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности в регионах, где действует пилотный проект «Прямые выплаты».

При прямых выплатах:

  • В своей бухгалтерской программе выполните расчет среднего заработка для пособия.
  • Если пособие за первые три дня нужно оплатить за счет работодателя, рассчитайте и включите эту часть в следующую зарплату.
  • Подготовьте реестр в электронном виде (если отправляете данные через интернет) или заполните заявление в ФСС от имени сотрудника (если обращаетесь в ФСС лично).
  • Отправьте реестр на портал ФСС или отнесите заявление лично в отделение ФСС.
  • Проследите, чтобы работник получит пособие: ФСС выплатит его банковским или почтовым переводом.

Подробнее о пилотном проекте «Прямые выплаты».

Отчитывайтесь за сотрудников через Контур.Экстерн. Загрузка данных в РСВ из СЗВ-М. Импорт данных из 2-НДФЛ 5.06. Нулевой РСВ в два счета. Бесплатно 3 месяца.

Зарегистрироваться

Преимущество электронных больничных

Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.

Меньше ошибок

При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находят ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки практически к нулю.

Меньше злоупотреблений

Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.

Меньше работы

С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:

  • передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;
  • учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
  • проверку подлинности больничных;
  • хранение и обработку архива.

Меньше места для архивов

Если оформлен электронный больничный, у работодателя нет обязанности  хранить бумажный аналог. То есть не нужно будет выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.

Над материалом работали Наталья Потапкина, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия, Елена Кулакова, эксперт системы электронной отчетности Контур.Экстерн

kontur.ru

Как оформить и получить электронный больничный лист через личный кабинет ФСС

С 1 июля 2017 года у граждан России появилась возможность оформить электронный больничный в кабинете ФСС на портале Фонда социального страхования РФ. Его выдают при временной нетрудоспособности, а также по беременности и родам. С каждым месяцем медицинских учреждений, использующих такую возможность, становится все больше. Поэтому если работники обслуживаются в таких клиниках, бухгалтерам рекомендуют подключиться к этой программе и начать работу с личным кабинетом.

Инструкция получения, заполнения и осуществления выплат проста, не предполагает сложных действий ни со стороны работника, ни со стороны работодателя.

Зачем они нужны

Электронные больничные для работодателя гораздо выгоднее и удобнее, чем бумажные.

  1. В системе ФСС онлайн больничный защищен от подделки. Это позволяет работодателю оградить себя от обмана, предотвратить неоправданные затраты. Увы, поддельные бумажные больничные листы можно купить практически в каждом городе. А в случае с цифровым документом такое мошенничество невозможно.
  2. Заполнение электронных больничных упростило процесс оформления. В случае с бумажным документом необходимо соблюдать осторожность, быть сосредоточенным и внимательным, использовать определенную ручку. А при оформлении больничного листа  в кабинете сайте ФСС (http://fss.ru/) можно не бояться совершить ошибку. Опечатку легко исправить, а бланк не будет испорчен, как в случае с бумажной версией.
  3. Электронный больничный в кабинете ФСС (https://cabinets.fss.ru/) хранится без временных ограничений. Больше не придется заводить отдельную папочку и бояться потерять листок нетрудоспособности работника.

Сотрудник может посмотреть свой электронный больничный лист в кабинете ФСС (https://lk.fss.ru/recipient/). Больше не придется для этого бегать к бухгалтеру и отвлекать от работы коллег.

Для этого ему необходимо зарегистрироваться на сайте Госуслуг. После получения личного пароля осуществляется вход в кабинет. Проверить можно электронный больничный через Госуслуги или в том же ЛК Фонда социального страхования. Эти два сервиса подключены к единой системе и связаны между собой. Пароль от сайта Госуслуг подходит к входу в личный кабинет ФСС.

Подробнее о том, как застрахованному зарегистрироваться в личном кабинете ФСС, читайте в статье.

Как это работает?

Схема взаимодействия поликлиники, ФСС, работодателя и работника на первый взгляд может показаться сложной. Несмотря на то, что форма электронного больничного была принята в середине 2017 года, их стали использовать только в декабре 2017. Поэтому еще не все работодатели подключены к системе личных кабинетов ФСС, и не каждая поликлиника выдает виртуальный больничный. Ожидается, что в скором времени все медицинские учреждения перейдут на удобную систему работы с Фондом соцстрахования.

Процедура получения ЭЛН в кабинете ФСС проста:

  1. работник обращается за медицинской помощью в поликлинику или больницу, где ему открывают электронный больничный;
  2. после выписки специалист подписывает электронный документ квалифицированной электронной подписью с указанием периода, причины нетрудоспособности и других необходимых нюансов для ФСС;
  3. работнику выдается номер больничного для работы с ним в личном кабинете, с которым он отправляется в бухгалтерию на своем предприятии;
  4. бухгалтер по указанным данным находит электронный больничный в личном кабинете страхователя ФСС. Это раздел на сайте фонда, где может зарегистрироваться юрлицо или индивидуальный предприниматель.

Как получить электронный больничный

У работника есть возможность выбирать, в какой форме ему предоставят лист нетрудоспособности. Необходимо предварительно уточнить, готов ли бухгалтер оформить виртуальный документ. Случается, что работник воспользовался новой услугой, а у него не принимают электронный больничный.

В таком случае медицинское учреждение аннулирует действие отправленной формы и выдает бумажный бланк. Если предварительно выяснить, готов ли работодатель принять новый формат, то этих проблем можно избежать. Пользование личным кабинетом ФСС и оформление листов нетрудоспособности на сегодняшний день является не обязанностью работодателя, а его правом.

При оформлении документа человек должен дать врачу письменное согласие на обработку персональных данных и оформление больничного листа онлайн. Документ не придется заверять печатями у главного врача и в регистратуре.

Больничному присвоят уникальный код, по которому документ можно найти в личном кабинете ФСС. Достаточно принести его на работу или просто сообщить по телефону бухгалтеру.

Действия работодателя в кабинете ФСС

Электронные больничные листы в ФСС найти и оформить несложно. Необходимо сначала зарегистрироваться в программе и получить индивидуальный код доступа юридического лица к своему кабинету. Для этого надо зарегистрироваться в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах».   

Читайте о том, как получить доступ в кабинет страхователя ФСС.

Разобравшись в алгоритме и повторив действия несколько раз, страхователь в скором времени приноровится и сможет оценить простоту и удобство с работы с системой.

  1. Пройти регистрацию на едином портале государственных услуг можно по ссылке (https://esia.gosuslugi.ru/registration/). После этого надо получить пароль, который дает доступ к личному кабинету ФСС. Для регистрации понадобятся данные юридического лица и реквизиты.
  2. Войти в кабинет на портале Фонда Социального Страхования. Для доступа к данным ФСС необходимо ввести номер телефона, который был зарегистрирован на Госуслугах, и пароль.
  3. Чтобы вести работу с электронными больничными в личном кабинете ФСС стоит назначить отдельного бухгалтера, который должен ознакомиться с функционалом системы.

После того, как будет получен доступ к личному кабинету ФСС, работодателю следует уведомить своих сотрудников о том, что они теперь могут воспользоваться услугой  и заполнить электронный больничный лист в своем медицинском учреждении, если она там предоставляется. После предоставления индивидуального номера документа (специального кода больничного листа) его надо передать бухгалтеру. Дальнейшие действия страхователя будут следующими:

  1. войти в личный кабинет ФСС и найти документ по номеру;
  2. получить из виртуальной формы данные о периоде действия электронного больничного для дальнейшего расчета выплаты;
  3. внести свою информацию в электронный больничный в кабинете ФСС.ру об организации, стаже работы застрахованного лица и среднем объеме заработной платы;
  4. проверить заполненные сведения. Если есть ошибка в электронном больничном, то исправить ее на этом этапе;
  5. отправить заполненную форму из кабинета в отделение ФСС нажатием соответствующей кнопки.

Бухгалтер при заполнении виртуального документа в личном кабинете ФСС может использовать образец электронного больничного листа.

Выплата пособия по электронному больничному в 2018 году осуществляется напрямую от ФСС или через работодателя. В последнем случае бухгалтеру необходимо выполнить расчет и отдать деньги с предоставлением ближайшей заработной платы. После этого он осуществляет возмещение из Фонда Социального Страхования по привычной системе (подачей электронного заявления или посещением кабинета специалиста ФСС).

Часть регионов участвует в проекте, предполагающем прямые выплаты. Для оплаты такого электронного больничного листа в 2018 году работодателю надо заполнить заявление в личном кабинете ФСС от имени застрахованного лица, получившего лист нетрудоспособности, после чего отправить в фонд.

Как работнику проверить свой лист нетрудоспособности в личном кабинете

Работник имеет возможность в любой момент просмотреть статус электронного больничного. Для получения данных необходимо также быть зарегистрированным на портале Госуслуг. В поле «авторизация» вводится номер телефона и пароль. После входа личный кабинет ФСС можно увидеть все свои электронные больничные и узнать:

  • открыт, закрыт или продлен виртуальный больничный;
  • в каком объеме начислено пособие;
  • какие даты считаются периодом нетрудоспособности;
  • правильно ли оформил документ работодатель.

Настройка электронных больничных в личном кабинете позволяет получать оповещение об изменении статуса на электронную почту.

В личном кабинете застрахованного лица есть интересная опция  – калькулятор размера выплат. Работник может заранее приблизительно посчитать, какая сумма причитается ему по болезни. Для этого надо кликнуть на калькулятор в правом верхнем углу и заполнить все поля.

Сайт ФСС спросит вас о периоде и причине нетрудоспособности, не находились ли вы в стационаре и даже о том, не нарушали ли вы режим. Также вам придется вспомнить, когда вы устроились на нынешнее место работы, и точную сумму, заработанную за последние два года. Имеет значение и районный коэффициент.

После этого кликните на кнопку «Рассчитать», и сайт ФСС назовет приблизительную сумму, которую начислит бухгалтер по электронному больничному.

kabinet-fss.ru

Все тонкости по работе с электронным больничным листом и инструкция по взаимодействию с ФСС

Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) облегчает и сокращает время на обработку информации, обеспечивает свободный доступ к данным для работодателя и работника, удобен для заполнения врачом. Введение ЭЛН упростило взаимодействие между лечебной организацией, работодателем, заболевшим работником и Фондом социального страхования (ФСС), уменьшило оборот бумажных документов, сократило расходы на их хранение, повысило контроль над подлинностью.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-18. Это быстро и бесплатно!

Показать содержание

Краткий алгоритм использования

  1. Заболевший работник обращается в медицинское учреждение для оформления ЭЛН с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность.
  2. Заполнение ЭЛН медицинским работником осуществляется после осмотра пациента, установления первичного диагноза и получения подписанного добровольного согласия на его выдачу.
  3. Врач сообщает пациенту уникальный номер ЭЛН, состоящий из 12 цифр.
  4. О номере ЭЛН работник уведомляет работодателя любым доступным ему способом (по телефону, электронной почтой, лично).
  5. По окончании лечения ЭЛН подписывается усиленными квалифицированными электронными подписями врача и лечебной организации, направляется в «Соцстрах».
  6. Работодатель проверяет полученные сведения, подписывает их своей электронной подписью и производит выплату пособия по временной нетрудоспособности.

Подключение к системе и регистрация в ЕСИА

Техническая возможность подключения к системе выдачи виртуальных больничных предоставлена ФСС повсеместно.

Наниматели получают доступ к электронным базам больничных через «Личный кабинет работодателя» Фонда социального страхования. Чтобы сделать обработку ЭЛН удобнее, можно пользоваться такими бухгалтерскими программами, как «1С:Зарплата и управление персоналом», «Упрощенка 24/7» и другие. О нюансах работы с электронным больничным в системе СБИС, читайте тут.

Для подключения к системе выдачи ЭЛН и работе с ней:

ЕСИА обеспечивает доступ разных категорий пользователей к информации, которая хранится в государственных информационных системах, и её защиту.

Авторизоваться в ЕСИА могут пользователи с зарегистрированным аккаунтом любого типа. Для перехода на страницу регистрации следует нажать кнопку «Вход» в информационной системе, интегрированной с ЕСИА.

Для авторизации с помощью электронной подписи (ЭП) следует:

  1. выбрать вариант «Войти с помощью электронных средств»;
  2. подключить носитель электронной подписи;
  3. выбрать сертификат ключа проверки цифровой подписи;
  4. указать пин-код доступа к носителю ЭП и нажать кнопку «ОК».

Для успешной аутентификации необходимо, чтобы в сертификате был указан СНИЛС физического лица.

В случае возникновения трудностей при регистрации в ЕСИА, можно обратиться в службу технической поддержки Единого портала государственных и муниципальных услуг.

Данные для расчета пособия по нетрудоспособности в ЭЛН подтверждаются усиленными электронными подписями компетентных лиц: главного бухгалтера, руководителя и страхователя.

Следует отметить, что электронная подпись не работает без установленного криптопровайдера.

Порядок взаимодействия работодателя с ФСС по листку нетрудоспособности

Подключение работодателя к системе ЭЛН является не правом, а обязанностью. Согласно законодательству только работник выбирает получать больничный в электронном или бумажном виде. По юридической силе эти документы одинаковы. Работодатель обязан принять любой больничный лист.

Для организаций утвержден порядок, регламентирующий работу с электронным видом документа, удостоверяющего нетрудоспособность. Что делать в случае, если сотрудник принес ЭЛН, но работодатель не имеет технической возможности принять электронный формат больничного? Действия работника — обратиться в лечебное учреждение, где ему будет выдан бумажный вариант больничного и принести его работодателю.

Далее рассмотрим, какие действия должен предпринять руководитель, если работник принес ЭЛН.

Инструкция, как работать работодателю с больничным листком и как отправить его в ФСС:

  1. работник и работодатель должны быть зарегистрированы на портале государственных услуг – www.gosuslugi.ru;
  2. заполнение ЭЛН осуществляется через индивидуальный кабинет на сайте cabinets.fss.ru;
  3. первая вкладка «Электронные листы нетрудоспособности» содержит информацию о Ф.И.О. сотрудника, номере СНИЛС, номере больничного, дате его выдачи, периоде временной нетрудоспособности, статусе ЭЛН («Пособие выплачено» или «Заполнен страхователем»);
  4. если в ЭЛН есть ошибки в части, которую заполняет медучреждение, то наниматель должен направить сотрудника в больницу за новым листом нетрудоспособности, после чего ФСС зарегистрирует новый ЭЛН и аннулирует ЭЛН с ошибками, так как сдавать лист с исправлениями нельзя;
  5. во вкладке «Заполняется работодателем» указываются сведения по расчету пособия по нетрудоспособности, подписываются квалифицированной электронной подписью и направляются в ФСС;
  6. при получении от ФСС уведомления об ошибке данные можно оперативно исправить либо направить дополнительные документы.

Теперь, когда вы уже знаете о том, какие действия совершает работодатель, чтобы загрузить и отправить листок нетрудоспособности в ФСС, поговорим об особенностях заполнения документа и о том, как работают с ним кадровики и другие сотрудники компании.

Заполнение ЭЛН осуществляет уполномоченное работодателем должностное лицо, а значит, работать с ним могут сотрудники отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, бухгалтер, расчетчик и иные лица.

Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней после получения листа нетрудоспособности передать его вместе со всеми необходимыми документами для расчета пособия в ФСС. Далее у фонда есть 10 дней, чтобы рассчитать и провести выплату.

В ЭЛН бухгалтеру не нужно проверять правильность его заполнения медицинским учреждением и устанавливать его подлинность.

Для обработки ЭЛН бухгалтер должен:

  1. установить необходимое программное обеспечение или настроить бухгалтерскую программу для работы с ЭЛН;
  2. заполнить форму соглашения, установленную ФСС, и направить её в соответствующее отделение фонда по месту нахождения организации;
  3. создать цифровую подпись для работы в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» и проверить её на сайте ФСС;
  4. получить доступ к индивидуальному кабинету;
  5. заполнить вкладку работодателя и осуществить начисление пособия по временной нетрудоспособности.

Правила расчета пособий по временной нетрудоспособности и сроки их выплат с введением ЭЛН не изменились.

Работодатели не обязаны распечатывать и хранить копии ЭЛН.

Мнение эксперта

Войтова Анна Анатольевна

Опыт в консультировании по юридическим вопросам физических лиц — более 5 лет

В качестве заключения к статье, а вместе с тем и отвечая на некоторые комментарии, хотелось бы сказать следующее.

В нашей стране законодательство работает по принципу «придумай, пробуй, изменяй, работай по-старому». К примеру, разбираемые в статье электронные листы нетрудоспособности. Решили избавиться от бумажной волокиты — придумали ЭЛН, создав тем самым больше трудностей и для работодателей, и для больниц, ну и для нетрудоспособных, конечно. Раньше месяц ждали «больничные», теперь по два.

В первую очередь, хочу обратить внимание на тот факт, что пока вся страна не перейдет к единой системе, и привычные бумажные носители, и электронные имеют одинаковую юридическую силу. Представьте, начались опять природные бедствия где-нибудь на просторах нашей страны и города остались без электричества. О каких ЭЛН может идти речь? Опять начнется работа по-старому.

Во-вторых, (не устаю напоминать) федеральное законодательство отличается от того, что есть на местах. Если в местном органе власти выбрали свой порядок работы с ЭЛН, то применять работодателям придется именно его. Несмотря на региональные и федеральные порядки.

Из всего вышесказанного следует: изучайте местное законодательство, не стесняясь требовать разъяснений от специалистов на местах (они для того и получают заработную плату). Если работа с ЭЛН не налажена или допущены ошибки, а сроки уже на исходе, не бойтесь обращаться к образцу старого формата.

+7 (499) 938-46-18Москва

Внедрение электронных листов нетрудоспособности для работодателя минимизировало риски их подделки ускорило и упростило передачу информации в ФСС. Электронный вариант хорош тем, что исключает ошибки при заполнении. Нет необходимости обеспечивать его хранение в бумажном виде, восстанавливать бланк в случае потери. Работник получил дополнительные возможности по контролю расчета пособия.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас: 

+7 (499) 938-46-18 (Москва)

Это быстро и бесплатно!

urexpert.online

Как работать с электронными больничными листками: полноценная инструкция

Возможность подавать электронные больничные открылась с 1 июля 2017 года. Однако участники пилотного проекта по прямым выплатам ФСС России столкнулись с трудностями. В ходе пилота компании направляли в Фонд реестры больничных листков (установленного формата).  Далеко не все сразу сумели отличить одно от другого и понять, нужно ли заполнять электронные больничные или, как прежде, заполнять реестры на выплату пособий. Из-за этого возникла путаница и даже некоторое недовольство операторами.

Главная причина неразберихи кроется в отсутствии утвержденного Регламента взаимодействия медучреждений, страхователей и фонда. Такой документ предусмотрен Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ, но пока существует только в виде проекта. Поэтому Фонд принимает временные меры для исправления ситуации. Как же компаниям действовать сейчас? Общая последовательность такая (участие в пилотном проекте ФСС России значения не имеет):

1.Заключить соглашение с ФСС (форму можно скачать на сайте Фонда, но оформить соглашение придется на бумаге).

2. Получить электронную подпись и убедиться, что с ней можно работать в системе ЕИИС «Соцстрах» (проверить это можно прямо на сайте Фонда через браузер, см. ниже).

3. Получить доступ к кабинету страхователя на cabinets.fss.ru.

4. Установить на компьютер бухгалтера СКЗИ (средство криптозащиты информации) и программу для обработки ЭЛН (или убедиться, что бухгалтерская программа способна работать с ЭЛН).

Важно

Вы можете, но пока не обязаны обрабатывать электронные больничные листки. Просто предупредите работников, что бухгалтерия пока не работает с такими больничными, чтобы работник в медучреждении получал обычный бумажный листок нетрудоспособности. Если работник принесет ЭЛН, а вы не готовы его обработать, работнику придется возвращаться в медучреждение и просить бумажный больничный.

Безопасность как препятствие

Затормозить работу с ЭЛН могут меры безопасности, принимаемые компаниями для защиты информации.  Безопасники изолируют рабочие места бухгалтеров от интернета и работать с ЭЛН становится неудобно. Дело в том, что основное преимущество ЭЛН - это возможность взаимодействовать напрямую с ЕИИС «Соцстрах». Из этой системы компания может получить данные по больничным листкам непосредственно в бухгалтерскую программу, рассчитать сумму для оплаты больничного пособия и передать информацию о расчете в ЕИИС «Соцстрах».

Для этого бухгалтеру достаточно знать номер ЭЛН, который может сообщить работник в любой форме, хоть на бумаге записать.

Сложности при получении ЭЛН от ФСС можно обойти. К примеру, с любого компьютера организации с доступом в Интернет зайти в личный кабинет страхователя (https://cabinets.fss.ru/) и на вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» скачать нужные больничные листки. При этом   на компьютере должны быть установлены средства криптозащиты информации и сертификат электронной подписи организации (без него даже в личном кабинете страхователя не удастся получить ЭЛН).

Затем скачанные ЭЛН можно загрузить в бухгалтерскую программу, если программа, конечно, это позволяет.

С заполнением ЭЛН расчетными показателями такой «фокус» не пройдет. Если компьютер бухгалтера не имеет доступа в интернет, то загрузить из учетной программы данные так, чтобы они появились в личном кабинете страхователя, вряд ли получится. Придется либо вносить их на компьютере с доступом в интернет в «программе-набивалке» ФСС, либо заполнять непосредственно в личном кабинете страхователя. Некоторые бухгалтерские программы изначально предусматривают возможность заполнения документа на одном компьютере, а отправку – с другого. Просто поинтересуйтесь у поставщиков.

      Восемь рекомендаций для безопасности информсистем

1. Используйте надежные антивирусные средства и регулярно обновляйте антивирусные базы.

2. Ограничьте запуск потенциально опасных файлов (с расширениями js,.cmd,.bat,.vba,.ps1).

3. Создавайте резервные копии данных, лучше с помощью специализированных средств резервного копирования. Храните резервные копии в другом месте (например, на серверах) или на отчуждаемых носителях. Ограничьте права на изменения файлов в папках с резервными копиями.

4. Используйте межсетевые экраны. При этом руководствуйтесь правилом «запрещать все, что не разрешено в явной форме».

5. Обновляйте программное обеспечение. Когда производителям становится известно о появлении критических уязвимостей, они выпускают обновления. В первую очередь контролируйте обновления операционных систем, браузеров и антивирусов.

6. Ограничьте права пользователей в системе. Пользователи с правами администратора - потенциальная цель атаки злоумышленника. Наделяйте пользователей правами доступа, необходимыми лишь для выполнения должностных обязанностей.

7. Используйте сложные и длинные пароли. Длинный пароль только из строчных букв может оказаться безопаснее, чем замысловатый набор из символов, букв и цифр.

8. Будьте бдительны. Подозрительно в хорошем смысле относитесь к каждому письму от неизвестных лиц. Не торопитесь открывать все вложения, а если появятся сомнения, то лучше посоветуйтесь с администратором.

Электронные подписи

Если с 01.04.2018 вступят в силу новые правила передачи информации о расчетах через портал ФСС, то компании потребуются сразу три квалифицированные электронные подписи (вместо одной): КЭП страхователя (как сейчас), КЭП руководителя и КЭП главного бухгалтера.  Чтобы запросить ЭЛН из сервиса ФСС, достаточно будет ЭП юрлица (страхователя). А вот чтобы разместить в сервисе информацию о подсчитанных суммах больничных пособий, потребуется уже три ЭП (страхователя, руководителя и главного бухгалтера).

Все это может заметно осложнить работу. Пока дополнительных требований и пояснений на этот счет от Фонда нет, но логично предположить следующее:

  • ЭП страхователя (юридического лица) – это любой КЭП юрлица (в том числе выданный для сдачи отчетности в контролирующие органы) с указанием физического лица. По сути, это может быть КЭП, оформленный на любого сотрудника, не только руководителя компании;
  • ЭП руководителя - здесь по описанным требованиям может быть и КЭП юрлица (с указанием руководителя), и КЭП физического лица, выданный на самого руководителя;
  • ЭП главного бухгалтера - здесь может быть и КЭП юрлица (с указанием бухгалтера), и КЭП физлица, выданный на самого бухгалтера.

Из частных разъяснений, данных ФСС, можно сделать вывод о том, что можно обойтись и двумя сертификатами ЭП, при условии, что сертификат на юридическое лицо оформлен на руководителя или главного бухгалтера. Это – текущая позиция Фонда, изменится ли она в будущем, прогнозировать сложно.

Совет

Убедиться, что ваша КЭП пригодна для работы с ЕИИС «Соцстрах», можно прямо через браузер на сайте фонда.

Скачайте простую инструкцию. 

Что изменилось в работе  

Вернемся теперь к участникам пилотного проекта Фонда по прямым выплатам. Cтрахователям из пилотных регионов стало несколько проще получать информацию о больничном. Им не придется сканировать бумажный листок нетрудоспособности или вручную вносить всю первичную информацию о больничном в реестр прямых выплат.

Нужные данные программа, в которой формируется реестр, сама извлечет из ЭЛН. Это безусловный плюс по сравнению с прежней ситуацией. Однако не обошлось без ложки дегтя. Теперь ЭЛН требуется сперва обработать в личном кабинете страхователя: дозаполнить «корешок» (часть с расчетом), подписать документ и дождаться изменения его статуса в системе ЕИИС «Соцстрах».

После этого нужно отправить, как и прежде, реестр пособий, сформированный на основе ЭЛН, на шлюз ФСС. 

Тем, кто не участвует в пилоте, немного проще. Они обрабатывают ЭЛН в кабинете страхователя или в сервисе, который их оператор ЭДО предоставит для работы с кабинетом. Например, пользователь зайдет в свою программу для отправки отчетности, подгрузит из кабинета страхователя ЭЛН по номеру документа, обработает его, подпишет, после чего документ автоматически обработается в кабинете.

Сложности могут возникнуть из-за необходимости синхронизировать работу нескольких сервисов -  учетной системы компании, в которой работает пользователь (вносит данные ЭЛН для учета и проведения расчетов) и систем ФСС. Если учетная система установлена на локальный ПК, обновить своевременно ее не всегда просто.  Поэтому данные приходится вносить руками, перебивать из ЭЛН в свои программы.

Рынок сейчас очень нуждается в продуманных интеграционных решениях – программах, в которых можно импортировать и экспортировать ЭЛН, преобразовывать в формат реестра пособий (принимаемого шлюзом ФСС), выполнять все действия, не заходя в кабинет страхователя.

Вячеслав Шинкарев, эксперт сервиса Контур-Зарплата компании СКБ Контур

www.klerk.ru

Электронный больничный лист в 1С – алгоритм взаимодействия с ФСС

Электронные больничные введены еще в прошлом году – с июля 2017 года. Однако не все пользуются этим удобным сервисом, несмотря на то что сотрудники вправе самостоятельно выбирать, какой вариант больничного листа – традиционный или электронный – им удобнее получать. Электронные больничные оформляют прямо в медицинском учреждении. Давайте рассмотрим, какие функции выполняет электронный лист нетрудоспособности, а также алгоритм взаимодействия с ФСС через 1С.

Основные функции ЭЛН

Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) – это документ в электронном виде, который создан в специальной программе в медицинском учреждении. Он так же, как и обычный больничный, подписывается уполномоченными лицами, только с помощью ЭЦП (электронно-цифровой подписи).

К его главной основной функции относится, в первую очередь, подтверждение факта обращения сотрудника определенной организации в медицинское учреждение. Вторая функция – юридическая. ЭЛН дает право сотруднику сохранить за собой рабочее место на время болезни.

Третья функция – экономическая. ЭЛН обеспечивает выплату пособия по среднему заработку за период временной нетрудоспособности.

Четвертая функция – информационно-статистическая. Информация о причинах болезни для формирования статистических данных собирается в единой базе и упрощает сбор и обобщение этой информации для статистических и других органов.

Условия успешного обмена данными

Для успешного обмена данными по электронным больничным листам между организацией и фондом социального страхования необходимо, чтобы выполнялись следующие условия:

  • Работник должен письменно согласиться на оформление электронного варианта больничного.
  • Медицинское учреждение – поликлиника или больница – должно быть подключено к системе автоматизированного обмена данными.
  • Организация, в которой числится сотрудник, тоже должна быть подключена к системе электронной отчетности – 1С Отчетность.

Алгоритм взаимодействия между ФСС, организацией и медучреждением

Весь алгоритм взаимодействия сводится к следующей схеме:

  • После получения от сотрудника письменного согласия организация подключается к 1С Отчетности или получает только сертификат ФСС для ЭЛН, если в 1С Отчетности нет надобности (хотя удобнее подключить сервис сдачи отчетности во все фискальные органы прямо из программы 1С).
  • При возникновении страхового случая сотрудник обращается в медицинское учреждение, где врач оформляет электронный больничный и подписывает его своей электронной подписью. Далее электронный больничный врач отправляет в ФСС, а сотрудник получает номер своего больничного по SMS на мобильный телефон.
  • Сотрудник сообщает номер больничного в бухгалтерию организации, которая запрашивает информацию о больничном в ФСС. Фонд высылает электронный документ, бухгалтерия рассчитывает пособие и отправляет его обратно в Фонд.

Таким образом, весь документооборот происходит электронно.

Как все происходит в 1С?

Для программ, которые подключены к сервису 1С Отчетность, настройка обмена с ФСС происходит автоматически. Для тех, у кого сервис не подключен, есть возможность подключить сертификат ЭЛН вручную.

Для формирования нового документа ЭЛН необходимо перейти из пункта бокового меню «Зарплата и кадры» в подраздел «Все начисления». В открывшемся списке выбрать «Больничный лист».

Чтобы загрузить сведения по больничному листу электронно из ФСС, нужно ввести в соответствующее поле больничного листа его номер, который должен предоставить сотрудник, и нажать «Получить данные из ФСС».

Расчет производится исходя из сведений о начисленной заработной плате по данному сотруднику.

Данные о медицинском учреждении, оформившем больничный, заполнятся автоматически из справочника 1С.

После заполнения и расчета по больничному листу его необходимо провести и закрыть. А в ФСС отправить реестр ЭЛН. Для формирования реестра, необходимо из пункта бокового меню «Отчеты» перейти в подраздел «1С-Отчетность», «Реестр ЭЛН для отправки в ФСС».

В открывшейся форме реестра необходимо заполнить все поля и список оформленных больничных.

Перед отправкой реестр нужно провести, затем нажать кнопку «Отправить реестр в ФСС».

1office.pro

Электронный больничный 2017: взаимодействие с ФСС и расчет в программах 1С

С 1 июля 2017 года медицинские учреждения могут оформлять электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) наравне с бумажными больничными. Как будет работать обмен с ФСС и как это реализовано в 1С – рассказываем в статье.

Поправки в положения Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» о введении ЭЛН внесены Федеральным законом от 01.05.2017 N 86-ФЗ.

Цели изменений:

  • Объединение информации по больничным в единую базу;
  • Уход от громоздкой системы хранения и обработки данных;
  • Снижение затрат страхователей;
  • Экономия бюджетных средств.

Что получат работодатели от введения электронных больничных

Заполнение документов на компьютере удобнее и проще, поэтому бухгалтерам компаний не придется сталкиваться с ошибочно оформленными медиками больничными, бояться претензий ФСС и обращаться туда с запросами по поводу оплаты сомнительных листов.

Бухгалтеры сами не будут руками вписывать информацию в листы нетрудоспособности, думать о цвете чернил, отсутствии ошибок и волноваться, чтобы не дрогнула рука.

ЭЛН исключает ошибочную переплату или недоплату пособия, исправления и изменения информации в больничных.

Как работает система ЭЛН

Обмен сведениями о страховых случаях по временной нетрудоспособности и материнству осуществляется с помощью Единой интегрированной информационной системы «Соцстрах» ФСС РФ (ЕИИС «Соцстрах»).

Участники системы ЕИИС «Соцстрах»:

  1. Страховщик – ФСС РФ
  2. Страхователи (работодатели)
  3. Медицинские организации (больницы, поликлиники) и федеральные государственные учреждения (бюро) медико-социальной экспертизы (МСЭ).

Оформлять ЭЛН медицинские организации могут при соблюдении двух условий:

  • работник-застрахованное лицо дает на это письменное согласие;
  • медицинская организация и страхователь-работодатель являются участниками системы информационного взаимодействия с ФСС по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН.

Работодатели могут взаимодействовать с ФСС по поводу ЭЛН прямо из программ 1С. Электронный листок нетрудоспособности и обмен с органами ФСС реализован в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) с версии 3.1.2.293.

Второй способ взаимодействия - открыть личный кабинет на сайте ФСС РФ. В личном кабинете работодатель получает уведомления о поступлении ЭЛН и заполняет данные по больничному со своей стороны (раздел «Заполняется работодателем»).

Работник для отслеживания движения ЭЛН может также зарегистрироваться на сайте ФСС РФ в специальном сервисе - кабинете застрахованного лица.

Взаимодействие по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН

Схема взаимодействия между застрахованным лицом, работодателем, ФСС и медицинским учреждением:

  1. Работник-застрахованное лицо дает медицинскому учреждению письменное согласие на формирование листка нетрудоспособности в форме электронного документа.
  2. Медицинское учреждение формирует ЭЛН (поддерживается в решениях 1С:Медицина), подписывает его усиленной квалифицированной подписью врача (ЭЦП для врача) и медицинской организации и отправляет всю информацию по больничному в ФСС.
  3. Медицинское учреждение выдает работнику номер ЭЛН для передачи его страхователю-работодателю.
  4. Работник сообщает работодателю номер ЭЛН.
  5. Работодатель по номеру ЭЛН из своей программы 1С запрашивает и получает из базы ФСС все данные больничного.
  6. По полученным из базы ФСС данным в программах 1С автоматически рассчитывается пособие по временной нетрудоспособности (сведения о страхователе, о застрахованном лице, о среднем заработке, стаже работы и другая необходимая информация уже хранится в 1С)
  7. Работодатель оплачивает работнику больничный лист.
  8. Информация о сумме выплаченного пособия отправляется в ФСС.
  9. ФСС частично оплачивает больничный (для регионов «прямых» выплат).

Инструкция: как работать с электронными больничными ЭЛН в 1С

Минимальные требования

  • Версия платформы: 8.3.10 или выше.
  • Версия конфигурации: ЗУП 3.1.2.293 и выше.
  • Подключение к «1С-Отчетность»

Документ «Больничный лист»

При вводе электронного больничного листа достаточно заполнить основную информацию:

  • организацию (если ведется учет по нескольким организациям);
  • сотрудника;
  • номер листка нетрудоспособности.

Рис. 1. Больничный лист

После этого по кнопке Получить данные из ФСС документ автоматически заполняется данными ЭЛН, полученными с сервера ФСС.

Пособие рассчитывается исходя из сведений о заработке и стаже сотрудника, хранящихся в базе пользователя 1С.

Рис. 2. Заполненный больничный лист

Сведения о медицинской организации загружаются автоматически. Для их просмотра нажмите на гиперссылку «Заполнены данные…».

Рис. 3. Сведения о медицинской организации

Создание и отправка реестра ЭЛН в ФСС

Реестр ЭЛН можно создать в рабочем месте 1С-Отчетность.

Рис. 4. Реестр ЭЛН

Табличная часть документа заполняется двумя способами:

1. по кнопке Заполнить таблица заполняется всеми ЭЛН, которые еще не были отправлены;

2. по кнопке Добавить можно выбрать конкретные ЭЛН, которые необходимо отправить в ФСС.

Рис. 5. Реестр ЭЛН для отправки в ФСС

Для просмотра дополнительной информации об ЭЛН, которая будет отправлена в ФСС, можно дважды щелкнуть по строке с этим ЭЛН.

Рис. 6. Форма дополнительной информации

Перед отправкой документ необходимо провести. При проведении документа выполняется проверка заполнения обязательных полей.

Для отправки реестра в ФСС нажмите кнопку Отправить реестр в ФСС.

Рис. 7. Отправление реестра в ФСС

Если в программе не настроена связь с ФСС, подключитесь к «1С-Отчетности».

Электронный больничный будет реализован и в других программах 1С.

Остались вопросы? Специалисты помогут вам!

Заказать звонок

asp-edo.ru


Смотрите также