Программа аутлук как пользоваться


Программа аутлук как пользоваться

Многих пользователей интересует, что это за программа Outlook и как её использовать.

Microsoft Outlook – это комплекс корпоративных программ, который содержит в себе многие функции: контакты, планировщик задач, записную книжку, календарь и, конечно же почтовый клиент.

Причем Outlook и Outlook Express – это два разных продукта, второй является бесплатным почтовым клиентом, который выпускался в 1998 по 2003 и входил в комплект операционной системы Windows.

Уже в ОС Windows 7 Outlook Express отсутствует, вместо него на официальном сайте можно скачать Windows Live Essentials. В нем присутствует аналог предшествующего почтового сервиса – Windows Mail.

Почтовый сервис Outlook

Для чего нужен Outlook?

Это приложение Outlook позволяет работать с корпоративными электронными письмами. Создавать заметки, отсеивать по признакам, добавлять к ним атрибуты, сохранять сообщения и многое другое.

Существует довольно большое количество подобных сервисов, которые являются также и успешнее, и популярнее данного почтового клиента.

Вся популярность, которую имеет Outlook, сервис обязан главной разработке – операционной системе Windows, а также еще двум гигантам от Microsoft – MS Word и MS Excel.

Сервис также позволяет выполнять ряд всевозможных корпоративных задач. При помощи Outlook можно согласовывать события, создавать конференции, воспользоваться чужими календарями, создавать совещания.

Контакты вы можете хранить не только в виде адресной строки, но и в виде визитной карты, создавать и сохранять списки рассылок, которыми вы часто пользуетесь, в удобной форме хранить свои контакты.

Outlook позволяет подключить сразу несколько серверов к ящику. Это удобная функция, которая позволяет собирать все ваши письма со всех существующих ваших ящиков.

Функция давно не новая, но поддержка ее имеется. Своим личным временным пространством вы можете эффективно распоряжаться, использую для того планировщик задач.

Для задач можно настраивать напоминания, а также частоту повторений.

Microsoft прекращает разработку Outlook Express и заменяет ее на Windows Mail

Outlook Express в операционной система Vista стал называться Windows Mail. В новом почтовом сервисе исчез формат .dbx., а его заменой стал .eml. Новый Windows Mail стал лучше работать с новостными группами.

Здесь уже появляется новое расширение .contact. Самой интересной функцией является мгновенный поиск в архиве, по мере набирающегося текста.

Разработчики нового почтового сервиса оставили прежний пользовательский интерфейс практически без изменений. Windows Live Mail Desktop будет связующим звеном между операционной системой компьютера и комплексом Live сервисов.

Клиент может присоединиться к Windows Live Mail без конкретной настройки и добавить к интерфейсу контакты Live Messenger.

Компания Microsoft решила остановить какие-либо дальнейшие развития продукта одного из распространенного, а также одного из проблемного почтового сервиса среди других подобных – Outlook Express.

Дэн Лич (Dan Leach) – главный менеджер по продукции Microsoft и Outlook остается на своем месте.

По его словам – «Это лишь первая волна потребительского продукта, наши главные инвестиции на сегодняшний день сосредоточены вокруг сервисов Hotmail и MSN – именно они являются центром внимания и являются для нас перспективными продуктами».

Совместная работа Outlook с почтовыми клиентами и мобильными устройствами

Сейчас ясно, что эта программа Outlook может поддерживать лишь протоколы POP и Exchange ActiveSync. И нет поддержки IMAP, и скорее всего она не предвидится.

К сожалению, этот факт налаживает некие ограничения на пользователей других почтовых сервисов. Ведь POP умеет только забирать почту, но не сохраняет копии редактируемых писем (например, черновики) на сервере.

Exchange ActiveSync позволяет синхронизировать Outlook почту с контактами и календарем, а также с устройствами на Android.

Календарь, люди, SkyDrive в Outlook.com

Кроме прямого назначения сервиса Outlook – почты, в комплект предоставляемых услуг входят еще 3 сервиса. Один из них – облачная книга с адресами, которая напоминает нам приложение «Peaple» из ОС Windows 8.

В ее возможности входит подтягивать контакты из , Google, Linkedln и накладывать их один на другой.

Так можно собрать обширную книгу адресов, которая будет доступна из любого из этих сервисов и будет вмещать все ваши контакты зарегистрированных в таких соц. сетях пользователей.

Календарь и SkyDrive не потерпели изменений и имеют практический тот же дизайн из предыдущих версий. В ближайшее время компания Microsoft планирует представить общественности их новые версии.

Приложение People

Таким образом, новый сервис Outlook.com не несет в себе новых и кардинальных перемен и по некоторым сервисам продолжает отставать от Gmail.

Единственными преимуществами почтового сервиса остаются их интеграция с другими сервисами Microsoft, такими как Skype и др.

Подробнее с тем, что это такое Outlook можно ознакомиться в видеоролике:

Источник: https://easywebscripts.net/obzori/outlook-chto-eto-za-programma.php

Правила пользования программой Microsoft Outlook

С развитием компьютерной техники чрезвычайно стремительно программистами разрабатываются и предлагаются разнообразные приложения, утилиты, о которых многие пользователи могут даже не догадываться.

Даже такое приложение, как Microsoft Outlook для многих остаётся малознакомым, несмотря на то, что оно являлось ранее неотъемлемой частью Microsoft Offise, а в настоящее время разработчики сделали его составной частью Windows 7.

До поры до времени многие даже не испытывают желания познать Outlook, считая его обыкновенным почтовым приложением. На самом деле оно способно выполнять дополнительные важные функции, облегчающие решение множественных задач. Но для этого важно знать Outlook, понимать, как пользоваться им.

Основные функции Outlook

В связи с тем, что Outlook является почтовым приложением, то его основной функцией, безусловно, является получение и отправка корреспонденции. Подключить к приложению можно почтовые ящики, созданные на других почтовых серверах.

После подключения и внесения важных изменений в настройки почтового приложения можно приступать к его практическому использованию. Если это приложение совершенно незнакомо, рекомендуется ознакомиться с инструкцией, как пользоваться Аутлуком.

Основные правила получения и отправки корреспонденции

Запустите на компьютере приложение Outlook. Как отправить письмо, его прочитать и ответить партнёру станет понятно после прочтения инструкции.

Прежде всего, обратите внимание на интерфейс приложения. Окно разделено на несколько областей, каждая отвечает за выполнение определённых задач.

Вверху располагается горизонтальное ленточное меню, в котором внедрены функции, позволяющие редактировать сообщения, отправлять и принимать их.

В центре находится самая большая область, где непосредственно открывается или формируется письмо.

Чтобы прочитать входящее сообщение, вы наведите на него курсор мышки и кликните по нему дважды. Теперь вы можете выполнять с ним те задачи, которые были вами определены.

Письмо можно с лёгкостью переместить в корзину, если вы сориентировались в его абсолютной ненадобности или вы подозреваете, что это письмо может нанести вред вашему ПК.

Письмо можно переместить в архив, если вы уверены, что оно представляет ценность и может ещё не один раз вам пригодится.

Если такое письмо ждут остальные ваши партнёры или знакомые, вы его можете переслать им в первозданном виде. Для этого достаточно нажать на кнопку «Переслать» и в строке «Кому» указать адреса получателей.

Заполните поля получателей пересылаемого письма

Также в горизонтальном меню находится кнопка «Ответить», воспользовавшись которой, ваш ответ сразу направится тому, с кем вы ведёте письменный диалог.

Если в письменном диалоге участвуют несколько пользователей, и для всех них вы желаете отправить одинаковый ответ, разработчики облегчили выполнение этой задачи, внедрив кнопку «Ответить всем». Сформированный ответ рассылается одновременно по всем автоматически вставленным адресам.

При ведении деловой переписки часто возникает необходимость распечатывать полученную документацию. Эта функция также внедрена в Outlook, достаточно зайти в меню «Файл», найти параметр «Печать», а дальше действовать по аналогии с другими офисными приложениями, когда требуется распечатать документ.

Нажмите Файл — Печать для отправки сообщения на принтер

Достаточно часто на почтовые адреса приходят спам-рассылки, которые только засоряют ящик, но не представляют никакой ценности для пользователя.

Мало этого, они могут содержать вредоносное ПО, поэтому рекомендуется их удалять, не открывая.

Чтобы удалить сразу несколько писем, сначала выделите все ненужные, а потом нажмите на кнопку «Удалить» в меню «».

Разработчики приложения внедрили ещё одну успешную функцию, позволяющую осуществлять поиск важных писем. Для этого вызовите функцию «Быстрый поиск», находящуюся в горизонтальном меню.

В поисковой строке введите правило для поиска. Это может быть либо отрывок текстовой информации, которую вы желаете найти, либо введите электронный адрес того, чьи письма вы желаете разыскать.

Если у вас возникла необходимость создать новое сообщение, в горизонтальном меню перейдите на подпункт «», а там найдите кнопку «Создать сообщение». После этого откроется чистое поле для письма. Вы можете написать, что желаете, а также прикрепить к нему изображение, видеоматериалы, документы и прочее.

Само текстовое сообщение можно при желании отформатировать, применив различный шрифт, цвет, размер. Можно при необходимости вставить гиперссылки.

В Outlook 2010 встроена, как и в предыдущих версиях почтового приложения, адресная книга, поэтому исключается необходимость каждый раз набирать адрес того, кому мы желаем отправить сообщение или напоминание.

Дополнительные возможности Outlook

Outlook 2010 отличается от простого почтового приложения тем, что служит не только для получения и отправки корреспонденции, но и позволяет проводить планирование важных мероприятий, чтобы исключить накладки, а также избежать других нежелательных недоразумений.

Читайте также  Appguideplugin что это за программа

Как осуществляется планирование

Многие, узнав о том, что Outlook способен успешно выполнять функции органайзера, желают получить информацию, как создать правило в Outlook 2010, как запланировать мероприятия, как установить напоминание, чтобы исключить в дальнейшем невыполнение задач из-за высокой загрузки и банальной забывчивости.

В левой нижней части в меню имеется пиктограмма «Календарь», кликнув по ней, вы откроете календарь и сможете осуществлять в нём планирование.

Существует два варианта планирования на конкретный день. Можно выбрать в календаре конкретный день, кликнуть по нему и ввести напоминание, указав, какое мероприятие планируется в эту дату.

Если же мероприятие предстоит через несколько месяцев, можно зайти в меню «», там найти пункт «Создать встречу», кликнуть по нему и в открывшемся новом диалоговом окне ввести все данные, в том числе и название, и дату совещания, встречи или мероприятия.

Аутлук позволяет запланировать и пригласить других участников на встречу

Если предстоит совещание, в котором обязательно должны принять участие и другие коллеги, можно воспользоваться функцией «Пригласить участников».

Легко разобраться, как создать напоминание в Outlook. Достаточно ввести временной промежуток, когда приложение должно просигнализировать и напомнить вам о предстоящей встрече или важном отчёте.

Outlook позволяет легко создавать правило, которое формируется самим пользователем и распространяется на поисковые запросы, на рассылку, а также получение корреспонденции.

Познавая приложение, пользователь сможет для себя открывать многие удивительные возможности, научиться осуществлять планирование, подставляя конкретное правило.

И уж точно впоследствии вряд ли удастся отказаться от такого приложения, выступающего в качестве лучшего помощника.

Источник: http://NastroyVse.ru/programs/review/kak-polzovatsya-microsoft-outlook.html

Microsoft Outlook – подробная инструкция по настройке и использованию почтового клиента

Outlook — это программное обеспечение, которое предназначено для работы с почтовыми ящиками.

Данная программа подойдет для тех, кто работает более чем с одним почтовым ящиком, или же для работы с электронной почтой, которая не имеет веб интерфейс.

Который позволит просматривать, принимать и отвечать на письма, чаще всего такое встречается в больших компаниях, магазинах и т.п.

К Microsoft Outlook можно подключить электронные почтовые ящики любых видов, компаний (например: Gmail, Mail.ru, Ukr.net и т.д.) и в любом количестве, выходит что вы можете одновременно принимать письма от большого количества почтовых ящиков и для этого вам не нужно будет открывать большое количество вкладок в браузере.

Данный почтовый клиент является довольно функциональным и удобным в работе. В данной статье будет рассмотрена версия 2016 года, но все инструкции подходят и для более ранних версий начиная с 2007 года.

В статье мы рассмотри:

  1. Запуск и первичная настройка программы.
  2. Интерфейс.
  3. Основные инструменты и возможности Outlook
  4. Дополнительные возможности

Запуск и первичная настройка программы

При первом запуске вам будет предложено подключить ваш существующий почтовый ящик или создать новый. Это легко будет сделать, так как в этом вам поможет мастер первичной настройки, который имеет интуитивно понятный интерфейс.

Первое что вы увидите при запуске- это окно, в котором вам будет предложено запустить программу предварительно подключив почту или же произвести запуск без подключения почтовых ящиков. В нашем случае мы будем подключать почтовый ящик, поэтому выбираем пункт «ДА» и нажимаем «Далее».

После того как вы выбрали пункт с настройкой почты вы увидите окно подключения. Тут вам необходимо правильно ввести адрес электронной почты, которым вы пользуетесь и пароль от ящика.

В поле «Ваше имя» можно ввести любое имя, в дальнейшем оно будет использоваться для подписи письма. В этом окне вы можете подключить аккаунт абсолютно любой почтовой службы, например, Google или Yandex.

Для подключения почтового ящика вы должны предварительно пройти регистрацию на сайте вашей почтовой службы, например, для Gmail зарегистрировать Google аккаунт.

В некоторых версиях Outlook вам будет доступна ссылка на регистрацию аккаунта почтового ящика от Outlook.

Тут же доступен раздел «Ручная настройка или дополнительные типы серверов».

Выбрав этот пункт, вы сможете вручную ввести типы (POP3 или IMAP) и указать адреса серверов входящей и исходящей почты, а также настроить порты для доступа к ним.

Этот пункт стоит выбрать при настройке корпоративной почты или почты зарегистрированной на отдельных серверах с разным типом шифрования.

При регистрации почтового ящика могут возникнуть проблемы с подключением Outlook к зашифрованным сервером, такое может произойти если сервер не использует зашифрованные подключения, в таком случае программа автоматически переключится на использование открытого подключения. При появлении такого уведомления еще раз нажимаем «Далее», для того что бы программа переключила на другой тип подключения к серверу.

Советуем использовать почтовые службы, которые предоставляют защищенное подключение к почтовому серверу. Использовав такой тип подключения, вы сможете быть уверенными, что ваше письмо никто не перехватит по пути на сервер.

После успешной авторизации вы увидите сообщение «Поздравляем! …», также вам будет предложено зарегистрировать еще один почтовый ящик или же изменить параметры текущего (только что зарегистрированного). Теперь нажимаем кнопку «Готово».

После завершения настроек вы сразу же можете приступать к работе с почтой, перед вами откроется интерфейс программы, в котором вы сразу увидите все ваши входящие письма. Для более тонкой настройки читайте

Настройки почты в Outlook

Сейчас мы рассмотрим инструкцию, в которой будет описан способ подключения дополнительного ящика через настройки программы.

Для входа в меню настроек почты вам необходимо открыть меню «Файл», которое находится в верхнем левом углу окна программы.

После открытия меню «Файл» необходимо перейти в раздел «Сведения». Открыв данное меню необходимо нажать левой кнопкой мыши по разделу «Настройки учетных записей» и в выпавшем меню повторно выбрать такой же раздел.

После того, как вы выбрали пункт «Настройки учетных записей» перед вами откроется окно, в котором для создания дополнительного ящика нужно перейти во вкладку «Электронная почта», после чего выбрать кнопку «Создать».

Если необходимо изменить настройки ранее зарегистрированной почты, для этого выберите нужный ящик из списка и нажмите «Изменить».

После нажатия на кнопку «Создать» откроется окно регистрации, дальнейшие шаги будут точно такими же как было описано выше.

Кнопка «По умолчанию» поможет определить основной ящик. Отметив нужный ящик этой кнопкой, вы выставите данную почту как стандартную для написания и отправления писем.

Для того, чтобы удалить зарегистрированный в программе почтовый ящик вам необходимо выделить нужный и нажать кнопку «Удалить». После такого действия почтовый ящик удалится из клиента Outlook, но не из серверов вашей почтовой службы, поэтому в дальнейшем вы еще раз сможете подключить его еще раз.

При удалении почтового ящика из списка электронных почт Outlook, остается файл ящика, в котором сохранены все письма, поэтому для полного удаления всей информации с компьютера, необходимо перейти во вкладку «Файлы данных» и удалить оттуда нужный файл.

Интерфейс

Интерфейс почтового клиента Outlook довольно просто и интуитивно понятный, он также схож с интерфейсами базарных версий почтовых клиентов. Сейчас мы опишем основные составляющие интерфейса и его возможности.

Начнем с панели с левой стороны окна. В нижней её части расположены 4 иконки, которые откроют вам «Почту», «Календарь», «Контакты» и «Заметки». Основным разделом является почта, при выборе следующего раздела будет открываться его интерфейс.

Выше расположены списки основных разделов с разделенными папками для удобства работы с почтой. Первый список — «Избранное», в нем можно просмотреть общую папку писем для всех подключенных почтовых ящиков. При необходимости этот список можно свернуть.

Туда будут дублироваться сообщения со всех подключённых ящиков, но только свежие: те сообщения, что были в ящике до его регистрации системе в Outlook, в этот список не попадут.

Если вы хотите перенести старые сообщения в этот список, это можно будет сделать вручную.

Ниже будут находится разделы с папками входящих и исходящих писем всех других подключенных электронных ящиков. Все отправленные и принятые сообщения будут хранится в файлах данных программы Outlook.

При выделении одной из папок из левой панели, справа от нее будет отображаться все содержимое этой папки, а именно перечень сообщений. Размеры таких панелей моно изменять, для этого достаточно будет навести курсор на границу и зажав левую кнопку мыши передвинуть его на нужное расстояние.

При выделении письма из центрально панели вы сможете отобразить его содержимое на панели справа. Тут вы увидите полную подробную информацию, а также тело электронного сообщения.

Для того, чтобы вы могли читать все входящие письма со всех почтовых ящиков сразу вам, стоит поместить все папки с входящими сообщениями в список «Избранное».

Так вам не придется просматривать отдельно каждую папку входящих писем для каждого ящика, все письма будут приходить в одну папку.

Для этого вам необходимо нажать правой кнопкой мыши по нужной папке и в выпавшем меню выбрать пункт «Показывать в избранном».

Если вам необходимо продублировать все старые сообщения, находящиеся в разных папках разных почтовых ящиков для того, чтобы читать все эти сообщения одним большим списком.

Для этого нужно выбрать папку, из которой нужно продублировать сообщения, после этого выделить любое сообщение или нажать сочетание клавиш Ctrl+A, чтобы выделить все письма.

  После выделения нужных писем нажимаем правой кнопкой мыши на любое из выбранных и в выпавшем меню нажимаем на пункт «Переместить», далее «Копировать в папку…». После этих действий откроется окно, в котором вам нужно выбрать соответствующую типу сообщений папку и нажать ОК.

Основные инструменты и возможности Outlook

В этом разделе мы подробно разберем основные функции почтового клиента Outlook, для которых он был разработан.

Создание и отправка писем

Для того, чтобы отправить письмо, необходимо нажать кнопку «Создать сообщение», которая находится в верхнем левом углу окна во вкладке «». Не забывайте, что письма будут оправляться от имени того почтового ящика, который в параметрах учетных записей выбран по умолчанию.

В открывшемся окне для создания письма все довольно просто, заполняете поля и пишите нужное письмо. Для вложения файлов вы можете либо перетащить х в это окно, либо воспользоваться кнопкой «Вложить файл»

Удаление и восстановление писем

Для всех папок почтовых ящиков письма удаляются одинаково. Чтобы удалить письмо нажмите по нему правой кнопкой мыши и в выпавшем меню выберите пункт «Удаление», или можете выделить нужное письмо и нажать кнопку Delete.

Все такие письма не сразу будут удаляться, сперва они будут помещены в папку «Удаленные» и затем по истечению времени сами будут безвозвратно удалены. Это сделано для того, чтобы вы случайным образом не потеряли важную информацию.

Чтобы восстановить удаленное ранее письмо сделайте следующее: нажмите на папку «Удаленные» и письмо, которое нужно восстановить, нажмите на него правой кнопкой мыши и в выпавшем меню выберите «Переместить» и «Другая папка…». После этого откроется окно с перечнем папок, выберите нужную и нажмите «ОК». После этого ищите ваше восстановленное письмо в выбранной папке.

Читайте также  Qtrax player что это за программа

Ошибка при удалении письма

В том случае если во время удаления возникает ошибка вам следует проделать некоторые действия.

Для начала нужно почистить папку «Удаленные», нажмите на неё правой кнопкой мыши и выберите «Очистить удаленные».

При очистке этой папки появится окно с двумя вариантами удаления, вам необходимо по очереди выполнить каждый вариант.

Если после проделанных действий ошибка не исчезла и письмо по-прежнему не удается удалить, тогда нажмите правой кнопкой мыши на проблемное сообщение и выберите «Переместить», затем «Другая папка…».

В открывшемся окне с перечнем папок выберите любую из списка и нажмите «ОК». После этого перезапустите программу и снова попытайтесь удалить это сообщение, которое расположено уже в новой папке.

Обновление почты

Для того, чтобы обновить почтовый ящик и получить либо отправить письма откройте вкладку «Отправка и получение», тут нажмите на кнопку «Отправить и получить почту – все папки».

После этого программа подключится к серверам для получения входящих писем и отправки исходящих.

В том случае если вам необходимо обновить только один почтовый ящик, для этого выделите нужный ящик и в той же вкладке нажмите кнопку «Обновить папку».

Дополнительные возможности

Почтовый клиент Outlook дает максимальные возможности для удобства работы с большим количеством почтовых ящиков.

Одной из нужных функций является создание собственной иерархии папок для почтового ящика, вы можете добавить свои папки и отправлять в них письма для удобной сортировки.

Такая функция присутствует далеко не во всех похожих программах.

Создание папок

Для создания папки нажмите правой кнопкой мыши на почтовый ящик, в котором необходимо создать дополнительную папку, после чего в выпавшем списке выберите пункт «Создать папку…», после этого в иерархии появится ваша папка, далее вам необходимо будет ввести для неё имя. Для изменения порядка папок вам достаточно будет зажать левой кнопкой мыши нужную папку и перетащить на нужное место.

Создание задач

Также очень полезной является функция создания задач. Вы сможете создать задачу в списке задач, задать сроки выполнения, важность и напоминание. После этого вы сможете постоянно быть в курсе важных задач и выполнять их в сроки.

Для создания задачи откройте вкладку задачи, для этого нажмите на иконку этой функции расположенную в левом нижнем углу. После этого откроется окно, для создания задачи нажмите на пустую область правой кнопкой мыши и в выпавшем меню нажмите «Создать задачу».

При создании задачи откроется окно, в котором можно будет задать параметры, сроки выполнения и т.д. После создания, данная задача будет отображаться как в списке задач, так и в календаре.

Создание совещания

Используя эту функцию, вы сможете запланировать собрание сотрудников уведомив их об этом по почте. В том случаи если все, кто получат это уведомление пользуются почтовым клиентом Outlook, смогут автоматически отметить в своем календаре дату собрания.

Для создания совещания нужно перейти в раздел «Календарь», который находится в нижнем левом углу и в верхнем меню выбрать пункт «Создать собрание», после этого откроется окно, в котором вы можете создать список участников собрания, задать временное ограничение и дату совещания. После формирования встречи нажмите кнопку «Отправить», и все, кто были в списке адресатов получат ваше письмо с информацией о собрании

Заключение

В статье были описаны только самые основные функции почтового клиента Outlook. Данная программа имеет довольно большое количество функций и инструментов, и может стать хорошей альтернативой веб-версиям почтовых клиентов.

Стоит отметить очень удобный и интуитивно понятный интерфейс, что очень важно при работе с большим количеством почтовых ящиков.

Источник: https://public-pc.com/pochta-microsoft-outlook-kak-polzovatsya/

10 функций Microsoft Outlook, которые облегчают работу с почтой

Outlook — это мощнейший инструмент для работы с электронной почтой, который уделывает веб-версию Gmail. Вот несколько неочевидных возможностей этого монстра, которые могут вам пригодиться.

1. Предварительный просмотр писем

В списке сообщений доступен предпросмотр каждого письма. Вы видите адрес отправителя, тему и первую строку основного текста. Последний параметр можно настроить.

Для этого откройте вкладку «Вид», найдите кнопку «Просмотр сообщения» и выберите нужное количество строк. Можете при желании и вовсе отключить просмотр, чтобы сэкономить место.

Outlook также спросит, хотите вы применить настройку только к этой папке или ко всем почтовым ящикам.

2. Основной почтовый ящик

Если у вас несколько учётных записей в Outlook, можно выбрать одну в качестве основной, чтобы соответствующая папка открывалась при запуске почты. Для этого нажмите «Файл» → «Параметры» и в появившемся окне выберите на панели слева вкладку «Дополнительно».

В разделе «Начало и завершение работы с Outlook кликните на кнопку «Обзор». В диалоговом окне «Выбор папки» найдите нужную учётную запись и выберите «Входящие» или другую необходимую папку. Теперь она будет открываться, когда вы начинаете работу с Outlook.

3. Папки поиска

Если вы часто ищете письма, вбивая в строку поиска одни и те же слова и выражения, можно упростить себе задачу. Outlook поддерживает папки поиска, или смарт-папки. Настройте их, и сможете забыть о ручной сортировке корреспонденции.

Перейдите на вкладку «Папка» → «Создать папку поиска». В появившемся окне можно выбрать папку поиска из шаблонов, предоставляемых Outlook, или создать собственную самостоятельно.

Например, папка поиска «Непрочитанные письма» будет показывать все сообщения, которые вы не открывали, независимо от того, где они находятся и каким учётным записям принадлежат.

Письма не будут никуда перемещаться: в поисковых папках отображаются только ссылки на них.

Если шаблоны Outlook вас не устраивают, выберите «Создание настраиваемой папки поиска» в нижней части списка. Нажмите «Выбрать». Затем введите имя для папки, нажмите «Условия» и укажите, по каким критериям нужно отбирать в неё сообщения.

4. Очистка папок

Эта функция удаляет избыточные сообщения в выбранной папке. Под избыточными понимаются цитируемые копии ваших писем. Чтобы проверить работу функции в действии, щёлкните правой кнопкой мыши по папке, в которой скопились повторы и копии сообщений, и выберите «Очистить папку».

Вы можете указать, какие сообщения считать избыточными. Для этого выберите «Файл» → «Параметры» → «Почта» → «Очистка беседы».

Здесь можно настроить очистку так, чтобы она не затрагивала важные или отмеченные вами сообщения, а также выбрать, в какую папку перемещать ненужные письма.

По умолчанию они пересылаются в папку «Удалённые» той учётной записи, к которой принадлежат.

5. Отложенная доставка

Эта функция позволяет написать письмо сейчас, а отправить его позже. Просто указываете время отправки и забываете о письме — оно дойдёт без вашего участия. Такой возможностью гордится Gmail со своим новым интерфейсом, но она есть и в Outlook.

Напишите новое письмо, укажите адресата и тему, как обычно. Затем нажмите кнопку «Параметры» в окне сообщения и выберите «Задержка доставки».

В открывшемся окне установите флажок «Не доставлять до» и укажите дату и время. Можно установить и другие параметры.

Outlook сохраняет запланированные к отправке сообщения в папке «Исходящие», пока они не будут отправлены. Затем письма переместятся в папку «Отправлено».

Если вам нужно отменить задержку доставки или изменить дату и время отправки, откройте папку «Исходящие» и отыщите там своё сообщение. Нажмите «Задержка доставки» на вкладке «Параметры» и измените дату и время в поле «Не доставлять до». Или снимите флажок, чтобы отключить задержку доставки.

6. Быстрые действия

В умелых руках это невероятно мощный инструмент, который поможет справиться с большими объёмами корреспонденции. Функция «Быстрые действия» позволяет автоматизировать любую последовательность действий и выполнять их одним щелчком.

На вкладке «» найдите кнопку «Быстрые действия». Здесь представлено несколько шаблонов, но вы можете сделать и собственные. Для этого нажмите на «Создать новое» в разделе «Быстрые действия» и задайте имя.

Затем, нажимая на кнопку «Действия», выберите те операции, которые хотите выполнить, шаг за шагом. Быстрое действие можно будет сохранить на панели инструментов или назначить ему комбинацию горячих клавиш.

Например, можно создать быстрое действие, чтобы переместить выбранные сообщения в определённую папку и пометить их как прочитанные. Или массово ответить своим собеседникам, создав в календаре напоминания о встрече с ними. Включите фантазию.

7. Окна Outlook

Вы можете открыть одновременно несколько окон Outlook. Это позволит просматривать электронную почту, календарь и задачи на большом мониторе, не используя кнопки навигации для переключения между почтой и календарём.

Сделать это очень просто. Щёлкните правой кнопкой мыши по значку открытого почтового клиента в панели задач и в появившемся меню выберите Outlook. Откроется второе окно.

Когда будете закрывать почтовый клиент, перейдите в «Файл» → «Выход» в любом из открытых окон, не нажимая кнопку закрытия окна в верхнем правом углу.

При следующем запуске Outlook откроется с тем же количеством окон.

8. Правила

Эта функция позволяет автоматически совершать определённые действия с новой почтой. Нажмите «Правила» на вкладке «» и выберите «Управление правилами и оповещениями». Здесь вы сможете создавать, изменять и вручную запускать их.

Щёлкните «Создать правило», а затем установите свои настройки в появившемся окне. Можно указать приложению, чтобы оно подавало определённый звуковой сигнал, отображало оповещение и переносило в нужную папку письма, соответствующие тем или иным критериям.

9. Имена учётных записей

По умолчанию в качестве имени учётной записи в Outlook используется ваш email, но имя аккаунта можно и изменить. При этом на сервере вашего провайдера электронной почты он останется прежним, поэтому можно называть свои почтовые ящики по их содержанию: «Работа», «Дом» и так далее.

Чтобы изменить имя аккаунта, кликните правой кнопкой мыши на учётной записи (панель слева) и выберите «Свойства учётной записи». Или перейдите в «Файл» → «Сведения».

Затем откройте «Настройки учётной записи», выберите учётку, имя которой вы хотите поменять, и нажмите «Изменить». Введите новое имя, затем нажмите «Далее» и «Готово».

10. Командная строка

Гиковские штучки, которые помогут использовать Outlook эффективнее, подойдут тем, кто привык работать с клавиатурой, а не с мышью. Нажмите Win + R, чтобы открыть командную строку, и вводите команды:

  • outlook.exe /nopreview — открыть Outlook без окна предпросмотра писем.
  • outlook.exe /select имя_папки — открыть Outlook с конкретной папкой электронной почты вместо той, что у вас назначена основной. Если вместо имя_папки ввести outlook:calendar, откроется календарь.
  • outlook.exe /restore — открыть Outlook, восстановив все окна, если программа была закрыта в результате системной ошибки.
  • outlook.exe /finder — открыть мощный поисковый инструмент Outlook.

Источник: https://Lifehacker.ru/microsoft-outlook-features/

Outlook — идеальная программа для работы с почтой

Outlook — это программа для взаимодействия c почтовыми ящиками. Она будет особенно полезна владельцам нескольких почтовых адресов, а также тем, кому нужно быстро реагировать на входящие письма или просто лень заходить в браузер, чтобы воспользоваться почтой.

Читайте также  Программа для ускорения работы кулера ноутбука

К Outlook можно подключать почтовые ящики от абсолютно любой компании и в любом количестве. А ещё она очень функциональна, удобна и ей просто пользоваться.

Все инструкции будут рассмотрены на примере Outlook 2010, но они также применимы к версиям 2007, 2013 и 2016 годов.

Первичная настройка Outlook

У Otlook интуитивно понятный интерфейс и проблем с первичной настройкой возникнуть у вас не должно, однако лучше разобрать всё по порядку.

Настройка Outlook при первом запуске

После первого запуска Outlook сама предложит вам подключить почтовый ящик и произвести первичную настройку.

  1. Запустите Outlook. Если вы сделали это впервые, перед вами появится окно приветствия от Microsoft Office.

    Если вы запустили Outlook впервые, перед вами появится окно приветствия от Microsoft Office

  2. После вам будет предложено подключить ваш почтовый адрес. Вы можете отказаться и сделать это потом.

    Вам будет предложено подключить ваш почтовый адрес, но вы можете отказаться и сделать это потом

  3. Если вы воспользовались предложением по начальной настройке, вы увидите окно подключения почты. Главное, правильно ввести ваш адрес и пароль от почтового ящика. Имя можно выбрать любое. Подключать можно аккаунт от любой службы, например, от Google или Yandex. Создать новый почтовый ящик в этом окне у вас не получится — нужно регистрировать уже имеющийся. В Outlook 2016 и некоторых версиях 2013 тут будет ссылка для создания нового почтового ящика от самой Outlook.

    Создать новый почтовый ящик в этом окне у вас не получится — нужно регистрировать уже имеющийся

  4. В случае регистрации почтового ящика от некоторых открытых служб, например, от OpenMailBox, могут возникнуть проблемы с подключением к зашифрованному серверу. Если подобное возникнет, просто ещё раз нажмите «Далее», чтобы Otlook соединился с ящиком через открытый канал (в этом нет ничего страшного).

    Если в процессе подключения возникнут проблемы, просто ещё раз нажмите «Далее», чтобы Otlook соединился с ящиком через открытый канал

  5. Когда подключение завершится, вам будет предложено зарегистрировать дополнительные почтовые ящики, но это можно сделать и позже.

    Когда подключение завершится, вам будет предложено зарегистрировать дополнительные почтовые ящики

  6. Если вы ранее не запускали ни один из продуктов Microsoft Offise, перед вами выскочит окно настройки параметров обновления. Лучше всего выбрать «Не вносить изменения».

    В этом окне лучше всего выбрать «Не вносить изменения»

Если у вас не появилось окно начальной настройки Outlook, а программа запустилась сразу, нужно будет подключить почтовый ящик через настройки. Также в настройках вы сможете добавлять новые ящики, удалять их и переключаться между имеющимися.

  1. Нажмите на вкладку «Файл» в левом верхнем углу окна.

    Нажмите на вкладку «Файл» в левом верхнем углу окна

  2. В разделе «Сведения» нажмите «Настройка учётных записей» и повторите ваш выбор.

    В разделе «Сведения» нажмите «Настройка учётных записей» и повторите ваш выбор

  3. На первой вкладке будет управление почтовыми ящиками. Чтобы зарегистрировать новый ящик, нажмите «Создать…».

    Чтобы зарегистрировать новый ящик, нажмите «Создать…»

  4. После этого откроется окно регистрации. Дальнейшая процедура ничем не отличается от описанной ранее.

    Дальнейшая процедура ничем не отличается от описанной ранее

  5. Чтобы переключиться между имеющимися ящиками, выберите тот, что хотите использовать в первую очередь, и нажмите «По умолчанию». Это повлияет только на то, с какого адреса будут отправляться написанные вами письма.

    Чтобы переключиться между имеющимися ящиками, выберите тот, что хотите использовать в первую очередь, и нажмите «По умолчанию»

  6. Чтобы убрать зарегистрированный почтовый ящик из Outlook, выберите желаемый и нажмите «Удалить». Сам почтовый ящик при этом не удалится: он просто пропадёт из Outlook и его можно будет зарегистрировать снова.

    Чтобы убрать зарегистрированный почтовый ящик из Outlook, выберите желаемый и нажмите «Удалить»

В основном интерфейс программы Outlook является простым, интуитивно понятным и редко отличается от браузерных версий почтовых клиентов. Однако есть здесь и несколько неочевидных моментов, на которых стоит остановиться.

Для начала разберём панель слева. Внизу у неё четыре раздела: «Почта», «Календарь», «Контакты» и «Заметки». Выбранный раздел определяет отображаемое на всех панелях. Основным разделом является «Почта».

Выбранный раздел определяет отображаемое на всех панелях

Чуть выше основных разделов находятся списки с обобщающими папками. Первый список — «Избранное», который можно сразу свернуть, так как поначалу он вам не понадобится.

Первый список — «Избранное», который можно сразу свернуть, так как поначалу он вам не понадобится

Чуть ниже находится список «Файл данных Outlook». Изначально все содержащиеся в нём папки должны быть пусты.

Туда будут дублироваться сообщения со всех подключённых ящиков, но только свежие: те сообщения, что были в ящике до его регистрации системе в Outlook, в этот список не попадут.

Если вы хотите перенести старые сообщения в этот список, это можно будет сделать вручную.

В файл данных будут дублироваться сообщения со всех подключённых ящиков, но только свежие: те сообщения, что были в ящике до его регистрации системе в Outlook, в этот список не попадут

Ниже будут находиться списки подключённых ящиков. Все сообщения, присланные на подключённые ящики или отправленные с них, будут находиться здесь и в файле данных Outlook.

Все сообщения, присланные на подключённые ящики или отправленные с них, будут находиться здесь и в файле данных Outlook

Если вы нажмёте на одну из папок, в панели справа отобразятся все содержащиеся в ней сообщения.

Если вы нажмёте на одну из папок, в панели справа отобразятся все содержащиеся в ней сообщения

При выборе одного из сообщений его содержимое отобразится на панели правее.

При выборе одного из сообщений, его содержимое отобразится на панели правее

Если у вас много подключённых ящиков, будет удобно перемесить все папки с входящими сообщениями в список «Избранное» (папка с входящими сообщениями из основного почтового ящика там уже есть). Для этого нажмите на нужной папке правой кнопкой мыши и выберите «Показывать в избранном».

Если у вас много подключённых ящиков, будет удобно перемесить все папки с входящими сообщениями в список «Избранное»

Также можно продублировать все старые сообщения в список «Файл данных Outlook» и пользоваться только им. Для этого сделайте следующее:

  1. Нажмите на папку, из которой вы хотите перенести сообщения.

    Нажмите на папку, из которой вы хотите перенести сообщения

  2. Выберите любое сообщение или нажмите комбинацию клавиш «Ctrl+A», чтобы выделить все.

    Выберите любое сообщение или нажмите комбинацию клавиш «Ctrl+A»

  3. Нажмите на любое из выделенных сообщений правой кнопкой мыши, выберите «Переместить» и нажмите «Копировать в папку…».

    Нажмите на любое из выделенных сообщений правой кнопкой мыши, выберите «Переместить» и нажмите «Копировать в папку…»

  4. Выберите соответствующую типу сообщений папку и нажмите OK.

    Выберите соответствующую типу сообщений папку и нажмите OK

Основные возможности Outlook

Теперь стоит научиться использовать основные функции почтового клиента. Большинство функций тут очевидны, но лучше всё разобрать по порядку.

Как отправить письмо

Чтобы отправить письмо, нажмите на кнопку «Создать сообщение» в левом верхнем углу окна.

Чтобы отправить письмо, нажмите на кнопку «Создать сообщение» в левом верхнем углу окна

Интерфейс здесь прост, понятен и ничем не отличается от браузерных аналогов.

Интерфейс здесь прост, понятен и ничем не отличается от браузерных аналогов

Как удалить и восстановить письмо

Чтобы удалить письмо, нажмите на нём правой кнопкой мыши и выберите «Удалить». Письма удаляются одинаково из всех папок, как входящие, так и исходящие.

Чтобы удалить письмо, нажмите на нём правой кнопкой мыши и выберите «Удалить»

Удалённое письмо появится в папке «Удалённые». Чтобы его восстановить сделайте следующее:

  1. Нажмите на удалённом письме правой кнопкой мыши, выберите «Переместить» и «Другая папка…».

    Нажмите на удалённом письме правой кнопкой мыши, выберите «Переместить» и «Другая папка…»

  2. После выберите изначальную папку и нажмите OK.

    После выберите изначальную папку и нажмите OK

Если при удалении письма возникает ошибка

В Outlook 2007 существует вероятность наткнуться на ошибку при удалении писем. При подобной проблеме надо делать следующее:

  1. Первым делом надо почистить папку «Удалённые». Для этого нажмите на неё правой кнопкой мыши и выберите «Очистить удалённые». Если у вас будет 2 варианта удаления, сделайте оба по очереди (на старых версиях Outlook её размер не может превышать 2 Гб).

    Нажмите на корзину правой кнопкой мыши и выберите «Очистить удалённые»

  2. Если удалить письмо по-прежнему не получается, нажмите на проблемное сообщение правой кнопкой мыши, выберите «Переместить» и «Другая папка…».

    Нажмите на проблемное сообщение правой кнопкой мыши, выберите «Переместить» и «Другая папка…»

  3. В открывшемся окне выберите любую папку из списка «Файл данных Outlook» и нажмите OK.

    Выберите любую папку из списка «Файл данных Outlook» и нажмите OK

  4. Перезапустите программу и удалите перемещённое сообщение.

    Перезапустите программу и удалите перемещённое сообщение

Если у вас Outlook Express и Windows XP, через проводник пройдите по пути «C:\Documents and Settings\[Имя_пользователя]\Local Settings\Application Data\Identities\{14E416B4–6492–4DF8–8DE5-A389527AA37E}\Microsoft\Outlook Express» и удалите там самый тяжёлый файл.

Как обновить почту

Чтобы обновить отдельную папку, выберите её, откройте вкладку «Отправка и получение» и нажмите «Обновить папку».

Чтобы обновить отдельную папку, выберите её, откройте вкладку «Отправка и получение» и нажмите «Обновить папку»

Чтобы обновить всю почту (это может занять некоторое время), нажмите на кнопку «Отправить и получить почту — все папки» в той же вкладке «Отправка и получение».

Чтобы обновить всю почту , нажмите на кнопку «Отправить и получить почту — все папки» во вкладке «Отправка и получение»

Как создать папку в Outlook

  1. Нажмите правой кнопкой мыши на любом месте в панели списков и выберите «Новая папка…».

    Нажмите правой кнопкой мыши на любом месте в панели списков и выберите «Новая папка…»

  2. В открывшемся окне можно будет выбрать её имя, назначение и положение в списке.

    В открывшемся окне можно будет выбрать её имя, назначение и положение в списке

Как создать задачу в Outlook

  1. Перейдите в раздел «Задачи» и нажмите «Создать задачу».

    Перейдите в раздел «Задачи» и нажмите «Создать задачу»

  2. В открывшемся окне можно установить сроки задачи и её назначение.

    В открывшемся окне можно установить сроки задачи и её назначение

Как создать совещание в Outlook

  1. Перейдите в раздел «Календарь» и нажмите «Создать собрание».

    Перейдите в раздел «Календарь» и нажмите «Создать собрание»

  2. Тут можно назначить список участников и время проведения совещания.

    Тут можно назначить список участников и время проведения совещания

: обзор программы Microsoft Outlook

Microsoft Outlook является очень функциональной программой и может стать хорошей альтернативой браузерным версиям почтовых клиентов. Все имеющиеся в ней функции интуитивно понятны, она почти не ест ресурсы компьютера, а количество возможных ошибок стремится к нулю.

Источник: https://kompkimi.ru/intrenetseti/outlook-kak-polzovatsya

ichudoru.com

Настраиваем Outlook для работы

Практически любую программу, перед ее использованием, необходимо настроить, для того, чтобы получить от нее максимум эффекта. Не исключением является и почтовый клиент от Майкрософт – MS Outlook. И поэтому, сегодня мы посмотрим, как осуществляется не только настройка почты аутлук, но и другие параметры программы.

Скачать последнюю версию Outlook

Поскольку Outlook – это прежде всего почтовый клиент, то для полноценной работы необходимо настроить учетные записи.

Для настройки учетных записей используется соответствующая команда в меню «Файл» — «Настройка учетных записей».

Более подробно как настроить почту outlook 2013 и 2010 можно посмотреть здесь: Настройка учетной записи для Яндекс.Почты Настройка учетной записи для Gmail почты Настройка учетной записи для Mail почты

Помимо самих учеток, здесь также можно создавать и публиковать интернет-календари и изменять пути размещения файлов данных.

Для автоматизации большинства действий с входящими и исходящими сообщениями предусмотрены правила, которые настраиваются из меню «Файл -> Управление правилами и оповещениями».

Здесь можно создать новое правило и с помощью мастера настройки задать необходимые условия для выполнения действия и настроить само действие.

Более подробно работа с правилами рассмотрена здесь: Как настроить аутлук 2010 на автоматическую переадресацию

Как и в обычной переписке, в электронной также есть правила хорошего тона. И одним из таких правил является подпись собственного письма. Здесь пользователю предоставляется полная свобода действий. В подписи можно указать как контактную информацию, так и любую другую.

Настроить подпись можно из окна нового сообщения, кликнув по кнопке «Подпись».

Более подробно настройка подписи рассматривается здесь: Настройка подписи для исходящих писем.

В целом же, приложение Outlook настраивается через команду «Параметры» меню «Файл».

Для удобства, все настройки разделены по разделам.

Раздел общие позволяет выбрать цветовую схему приложения, указать инициалы и прочее.

Раздел «Почта» содержит гораздо больше настроек и все они касаются непосредственно почтового модуля Outlook.

Именно здесь можно задать различные параметры редактора сообщений. Если нажать на кнопку «Параметры редактора…», то пользователю откроется окно со списком доступных опций, которые можно включить или отключать, поставив или сняв (соответственно) флажок.

Также здесь можно настроить автоматическое сохранение сообщений, задать параметры отправки или отслеживания писем и многое другое.

В разделе «Календарь» устанавливаются настройки, которые касаются календаря Outlook.

Здесь можно установить день, с которого начинается неделя, а также отметить рабочие дни и настроить время начало и окончания рабочего дня.

В разделе «Параметры отображения» можно настроить некоторые параметры внешнего вида календаря.

Среди дополнительных параметров здесь же можно выбрать единицу измерения для погоды, часовой пояс и прочее.

Раздел «Люди» предназначен для настройки контактов. Настроек здесь не так много и в основном они касаются отображения контакта.

Для настройки задач, здесь предусмотрен раздел «Задачи». С помощью опций этого раздела можно установить время, с которого Outlook будет напоминать о запланированной задаче.

Также здесь указывается время рабочих часов в день и в неделю, цвет просроченных и завершенных задач и прочее.

Для более эффективной работы поиска в Outlook есть специальный раздел, который позволяет изменять параметры поиска, а также задавать параметры индексирования.

Как правило, эти настройки можно оставить по умолчанию.

Если вам приходится писать сообщения на разных языках, тогда следует добавить используемые языки в разделе «Язык».

Также, здесь можно выбрать язык для интерфейса и язык справки. Если же вы пишите только на русском языке, то настройки можно оставить так, как они есть.

В разделе «Дополнительно» собраны все прочие настройки, которые касаются архивации, экспорта данных, RSS-каналов и прочее.

Разделы «Настроить ленту» и «Панель быстрого доступа» касаются непосредственно интерфейса программы.

Именно здесь можно выбрать те команды, которые наиболее часто используются.

С помощью настроек ленты можно выбрать пункты ленточного меню и команды, которые будут отображаться в программе.

А наиболее часто используемые команды можно вынести на панель быстрого доступа.

Для того, чтобы удалить или добавить команду, необходимо выделить ее в нужном списке и нажать кнопку «Добавить» или «Удалить», в зависимости от того, что вы хотите сделать.

Для настройки безопасности предусмотрен центр управления безопасностью Microsoft Outlook, который можно настроить из раздела «Центр управления безопасностью».

Здесь можно изменять параметры обработки вложений, включить или отключать работу макросов, создавать списки нежелательных издателей.

Для защиты от некоторых видов вирусов, можно отключить работу макросов, а также запретить скачивания рисунков в сообщения формата HTML и RSS рассылках.

Для отключения макросов перейдите в раздел «Параметры макросов» и выберите нужное действие, например, «Отключить все макросы без уведомления».

Для запрета скачивания картинок необходимо в разделе «Автоматическое скачивание» установить флажок «Не скачивать автоматически рисунки в сообщениях HTML и элементах RSS», а далее снять флажки напротив не нужных действий. Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы. Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

ДА НЕТ

lumpics.ru

Outlook что это за программа

Многих пользователей интересует, что это за программа Outlook и как её использовать. Microsoft Outlook – это комплекс корпоративных программ, который содержит в себе многие функции: контакты, планировщик задач, записную книжку, календарь и, конечно же почтовый клиент. Причем Outlook и Outlook Express – это два разных продукта, второй является бесплатным почтовым клиентом, который выпускался в 1998 по 2003 и входил в комплект операционной системы Windows. Уже в ОС Windows 7 Outlook Express отсутствует, вместо него на официальном сайте можно скачать Windows Live Essentials. В нем присутствует аналог предшествующего почтового сервиса – Windows Mail.

Почтовый сервис Outlook

Для чего нужен Outlook?

Это приложение Outlook позволяет работать с корпоративными электронными письмами. Создавать заметки, отсеивать по признакам, добавлять к ним атрибуты, сохранять сообщения и многое другое. Существует довольно большое количество подобных сервисов, которые являются также и успешнее, и популярнее данного почтового клиента. Вся популярность, которую имеет Outlook, сервис обязан главной разработке – операционной системе Windows, а также еще двум гигантам от Microsoft – MS Word и MS Excel.

Сервис также позволяет выполнять ряд всевозможных корпоративных задач. При помощи Outlook можно согласовывать события, создавать конференции, воспользоваться чужими календарями, создавать совещания. Контакты вы можете хранить не только в виде адресной строки, но и в виде визитной карты, создавать и сохранять списки рассылок, которыми вы часто пользуетесь, в удобной форме хранить свои контакты.

Outlook позволяет подключить сразу несколько серверов к ящику. Это удобная функция, которая позволяет собирать все ваши письма со всех существующих ваших ящиков. Функция давно не новая, но поддержка ее имеется. Своим личным временным пространством вы можете эффективно распоряжаться, использую для того планировщик задач. Для задач можно настраивать напоминания, а также частоту повторений.

Microsoft прекращает разработку Outlook Express и заменяет ее на Windows Mail

Outlook Express в операционной система Vista стал называться Windows Mail. В новом почтовом сервисе исчез формат .dbx., а его заменой стал .eml. Новый Windows Mail стал лучше работать с новостными группами. Здесь уже появляется новое расширение .contact. Самой интересной функцией является мгновенный поиск в архиве, по мере набирающегося текста. Разработчики нового почтового сервиса оставили прежний пользовательский интерфейс практически без изменений. Windows Live Mail Desktop будет связующим звеном между операционной системой компьютера и комплексом Live сервисов. Клиент может присоединиться к Windows Live Mail без конкретной настройки и добавить к интерфейсу контакты Live Messenger.

Компания Microsoft решила остановить какие-либо дальнейшие развития продукта одного из распространенного, а также одного из проблемного почтового сервиса среди других подобных – Outlook Express. Дэн Лич (Dan Leach) – главный менеджер по продукции Microsoft и Outlook остается на своем месте. По его словам – «Это лишь первая волна потребительского продукта, наши главные инвестиции на сегодняшний день сосредоточены вокруг сервисов Hotmail и MSN – именно они являются центром внимания и являются для нас перспективными продуктами».

Совместная работа Outlook с почтовыми клиентами и мобильными устройствами

Сейчас ясно, что эта программа Outlook может поддерживать лишь протоколы POP и Exchange ActiveSync. И нет поддержки IMAP, и скорее всего она не предвидится. К сожалению, этот факт налаживает некие ограничения на пользователей других почтовых сервисов. Ведь POP умеет только забирать почту, но не сохраняет копии редактируемых писем (например, черновики) на сервере. Exchange ActiveSync позволяет синхронизировать Outlook почту с контактами и календарем, а также с устройствами на Android.

Календарь, люди, SkyDrive в Outlook.com

Кроме прямого назначения сервиса Outlook – почты, в комплект предоставляемых услуг входят еще 3 сервиса. Один из них – облачная книга с адресами, которая напоминает нам приложение «Peaple» из ОС Windows 8. В ее возможности входит подтягивать контакты из Twitter, Google, Linkedln и накладывать их один на другой. Так можно собрать обширную книгу адресов, которая будет доступна из любого из этих сервисов и будет вмещать все ваши контакты зарегистрированных в таких соц. сетях пользователей. Календарь и SkyDrive не потерпели изменений и имеют практический тот же дизайн из предыдущих версий. В ближайшее время компания Microsoft планирует представить общественности их новые версии.

Приложение People

Таким образом, новый сервис Outlook.com не несет в себе новых и кардинальных перемен и по некоторым сервисам продолжает отставать от Gmail. Единственными преимуществами почтового сервиса остаются их интеграция с другими сервисами Microsoft, такими как Skype и др. Подробнее с тем, что это такое Outlook можно ознакомиться в видеоролике:

easywebscripts.net

Глава 5 Microsoft Outlook 2007 – универсальный органайзер и почтовый клиент / Office 2007. Мультимедийный курс

  • Назначение и функциональные возможности
  • Описание пользовательского интерфейса
  • Предварительная настройка программы
  • Настройка органайзера
  • Настройка учетных записей почты
  • Планирование задач
  • Электронные заметки
  • Планирование встреч и событий с помощью Календаря
  • Работа с электронной почтой
  • Возможности Microsoft Outlook 2007 как почтовой программы
  • Создание и отправка почтового сообщения
  • Получение и пересылка сообщений. Создание ответных сообщений
  • Так уж исторически повелось, что Microsoft Outlook – один из самых популярных органайзеров и почтовых клиентов. Это во многом обусловлено не только его широкими функциональными возможностями и наличием авторитетного разработчика (компания Microsoft), но и тем, что, говоря откровенно, эта программа является бесплатной для большинства наших соотечественников. Все это в полной мере относится и к последней версии – Microsoft Outlook 2007, с которой мы и познакомимся в данной главе.

    Программа Microsoft Outlook 2007 обладает широкими функциональными возможностями, которые кратко можно сформулировать следующим образом:

    • выполнение функций персонального органайзера;

    • работа с электронной почтой (создание, редактирование, получение, отправка электронной корреспонденции с возможностью ее хранения в любом количестве папок);

    • систематизация и наглядное представление текущих дел, задач и меро приятий;

    • ведение адресной книги с возможностью группировки контактов в тематические группы и отражения всей необходимой информации по каждому контакту;

    • ведение списка актуальных задач;

    • возможность автоматического напоминания о предстоящих делах и мероприятиях, причем режим напоминания пользователь может настраивать по своему усмотрению;

    • ведение любых необходимых заметок.

    Помимо перечисленных задач, с помощью программы Microsoft Outlook 2007 можно выполнять и другие задачи, в зависимости от потребностей пользователя.

    МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

    О том, с чего следует начинать работу в программе Microsoft Outlook 2007, рассказывается в видеолекциях раздела «Начало работы с Outlook 2007».

    Для запуска Microsoft Outlook 2007 выполните команду Пуск > Все программы > Microsoft Office > Microsoft Office Outlook 2007. В результате откроется окно программы, изображенное на рис. 5.1.

    Рис. 5.1. Программа Microsoft Outlook 2007

    В верхней части окна находится главное меню программы, включающее в себя следующие пункты: Файл, Правка, Вид, Переход, Сервис, Действия и Справка. Перечень команд, которые входят в состав пунктов главного меню, зависит от выбранного режима работы.

    Под главным меню находится панель инструментов Стандартная; кроме нее в программе предусмотрено использование еще двух инструментальных панелей: Веб-узел и Дополнительно. Управляют отоб ражением инструментальных панелей с помощью соответствующих команд подменю Вид > Панели инструментов. Вы можете самостоятельно настроить панель инструментов в соответствии со своими потребностями – для этого выполните команду Вид > Панели инструментов > Настройка.

    В левой части интерфейса отображается область переходов. Ее удобно использовать для перехода в разные режимы работы приложения. Управляют отображением области переходов с помощью команд подменю Вид > Область переходов (можно включить ее полное отображение, свернутое или выключить).

    ПРИМЕЧАНИЕ

    Многие команды главного меню дублируются соответствующими командами контекстного меню, которое можно вызвать, нажав правую кнопку мыши либо комбинацию горячих клавиш.

    Центральную часть интерфейса занимает рабочая область программы, содержимое которой зависит от выбранного режима работы. На рис. 5.1 показано содержимое рабочей области в режиме Outlook сегодня (этот режим используется по умолчанию при открытии приложения).

    Внизу окна программы находится строка состояния. Чтобы отобразить ее, выполните команду главного меню Вид > Строка состояния.

    Перед тем как приступить к полноценной эксплуатации программы, просмотрите и, при необходимости, отредактируйте параметры ее настройки. В данном разделе мы узнаем, как это сделать.

    Для перехода в режим настройки параметров работы программы выполните команду главного меню Сервис > Параметры. Откроется окно, которое включает следующие вкладки: Настройки, Настройка почты, Сообщение, Орфография, Дополнительно и Почтовый антивирус (рис. 5.2).

    Рис. 5.2. Окно настройки Microsoft Outlook

    Мы кратко рассмотрим только самые основные параметры.

    Нажав кнопку Параметры почты вкладки Настройки, вы перейдете в окно настройки параметров электронной почты. В нем, в частности, можно включить режим сохранения копии отправляемых сообщений в папке «Отправленные», режим включения в ответное и (или) пересылаемое сообщение текста исходного сообщения и др. Настройки параметров, предложенные по умолчанию, оптимальны для большинства пользователей и корректировки, как правило, не требуют (по крайней мере на начальных этапах работы с программой).

    Нажав кнопку Нежелательная почта, вы откроете окно, в котором можете выполнить настройку антиспамового фильтра, сформировать и вести «черный» и «белый» список адресатов, а также настроить иные параметры, позволяющие бороться с нежелательными письмами.

    В области настроек Календарь можно настроить параметры календаря (для перехода в режим работы с календарем нужно в главном окне программы (см. рис. 5.1) в области переходов нажать кнопку Календарь или выполнить команду главного меню Переход > Календарь). Установив флажок Напоминание, вы включите режим автоматического напоминания о предстоящем событии, который будет использоваться по умолчанию. При установленном данном флажке справа открывается поле, в котором из раскрывающегося списка следует выбрать интервал времени между напоминанием и началом встречи (события). При необходимости этот параметр можно изменить в окне редактирования встречи либо события.

    С помощью кнопки Параметры календаря переходят в режим расширенной настройки календаря. При этом открывается окно, которое показано на рис. 5.3.

    Рис. 5.3. Параметры дополнительной настройки календаря

    В области настроек Календарь рабочей недели следует указать параметры, с помощью которых программа сможет точно определять начало и конец рабочей недели и рабочего дня. В первую очередь укажите рабочие дни недели, установив соответствующие флажки (по умолчанию в программе заложена пятидневная рабочая неделя, см. рис. 5.3). Из раскрывающегося списка 1-й день недели выберите день недели, с которого будет начинаться каждая рабочая неделя. В поле 1-я неделя года укажите программе, каким образом она должна определять первую рабочую неделю года. Из раскрывающегося списка можно выбрать один из трех вариантов: начинается с 1 января, 1-я неделя из 4-х дней и первая полная неделя.

    Из раскрывающихся списков Время начала и Время конца выберите соответственно время начала рабочего дня и время его окончания. По умолчанию в программе установлено время начала рабочего дня – 8:00, а время его окончания – 17:00.

    Если установлен флажок показывать номера недель (этот флажок находится в области настроек Параметры календаря (см. рис. 5.3), то в программном календаре напротив каждой недели будет отображаться ее номер в текущем году (от 1 до 52).

    Если установлен флажок разрешать участникам предлагать другое время собрания, то при работе в сети другие участники собрания смогут в удаленном режиме предлагать вам другое время проведения собрания; при снятом флажке такая возможность отсутствует. В поле Использовать при предложении нового времени укажите, как программа должна реагировать на поступившее предложение. Возможен выбор одного из трех вариантов: Под вопросом (в данном случае пользователь самостоятельно определяет, принимать предложение или нет), Принять (предложение будет принято) или Отклонить (предложение будет отклонено).

    В программе реализована возможность настройки оповещений о задачах, срок выполнения которых назначен на сегодняшний день. Для этого в окне Параметры (см. рис. 5.2) в области настроек Задачи из раскрывающегося списка Время напоминания выберите время, когда будет выполнено оповещение. По умолчанию в данном поле установлено значение 8:00.

    При необходимости можно выполнить расширенную настройку задач. Для перехода в соответствующий режим нажмите кнопку Параметры задачи. Откроется окно Параметры задач, которое показано на рис. 5.4.

    Рис. 5.4. Параметры расширенной настройки задач

    В полях просроченные и завершенные выберите цвет, которым будут обозначаться соответственно просроченные и завершенные задачи. По умолчанию для просроченных задач установлен красный цвет, а для завершенных – серый.

    В области настроек Контакты (см. рис. 5.2) находится кнопка Параметры контактов. Нажав эту кнопку, вы откроете окно Параметры контактов, с помощью которого сможете настроить контакты (адреса), вводимые в адресную книгу (рис. 5.5).

    Рис. 5.5. Дополнительная настройка контактов

    Из раскрывающегося списка По полному имени выберите порядок следования компонентов полного имени контакта. Возможен выбор одного из трех вариантов: Имя (Отчество) Фамилия (этот вариант установлен по умолчанию), Фамилия Имя либо Имя Фамилия1 Фамилия2.

    В поле Как хранить укажите используемый по умолчанию способ хранения новых контактов. Из раскрывающегося списка можно выбрать один из пяти вариантов:

    • Фамилия, Имя;

    • Имя Фамилия;

    • Организация;

    • Фамилия, Имя (Организация);

    • Организация (Фамилия, Имя).

    Установив флажок Проверять наличие повторяющихся контактов, вы включите режим проверки уникальности каждого вводимого контакта. В данном случае программа не разрешит повторно ввести один и тот же контакт.

    Все изменения, выполненные в окне Параметры (см. рис. 5.2), вступают в силу только после нажатия кнопок ОК либо Применить. Если вы нажмете кнопку Отмена, то выйдете из режима настройки без сохранения выполненных изменений.

    Чтобы пользоваться электронной почтой с помощью программы Microsoft Outlook 2007, необходимо создать учетную запись почты.

    Для перехода в режим работы с учетными записями выполните команду главного меню Сервис > Настройка учетных записей. В результате откроется окно (рис. 5.6), в котором содержится список созданных ранее учетных записей электронной почты (при первом открытии список будет пустым).

    Рис. 5.6. Учетные записи почты

    Чтобы добавить учетную запись, нажмите кнопку Создать – откроется окно Мастера создания учетной записи. Далее выполните указанные ниже действия.

    1. На первом этапе с помощью переключателя выберите тип подключения: Сервер Microsoft Exchange, POP3, IMAP или HTTP либо Другая. По умолчанию переключатель установлен в положение Сервер Microsoft Exchange, POP3, IMAP или HTTP, которое в большинстве случаев оптимально.

    2. Теперь введите имя владельца почтового ящика (например, Иван Петров), а также адрес электронной почты (обычно он предоставляется поставщиком услуг Интернета; пример адреса – [email protected]) и пароль для доступа к почтовому ящику. Заметьте, что пароль вводится дважды – с целью предотвращения ошибок при вводе. Установите флажок Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов, который находится внизу окна, чтобы перейти в режим более тонкой настройки учетной записи. Нажмите кнопку Далее.

    3. В открывшемся окне установите переключатель в положение Электронная почта Интернета и нажмите кнопку Далее.

    4. Укажите серверы входящих (РОР3, IMAP или НТТР, в большинстве случаев – сервер РОР3) и исходящих сообщений. Выбор серверов зависит от места расположения почтового ящика пользователя. Например, если почтовый ящик открыт на www.yandex.ru, то сервером входящих сообщений будет pop.yandex.ru, а исходящих – smtp.yandex.ru. На данном этапе также введите имя пользователя и пароль для входа в систему. Нажмите кнопку Далее.

    5. На последнем этапе для завершения ввода учетной записи нажмите кнопку Готово.

    В результате выполненных действий созданная учетная запись отобразится в окне Настройка учетных записей (см. рис. 5.6) на вкладке Электронная почта. По умолчанию имя созданной учетной записи будет соответствовать серверу входящих сообщений РОР3 (например, pop.yandex.ru). Однако это имя можно изменить по своему усмотрению, а заодно отредактировать и иные параметры созданной учетной записи. Для перехода в режим редактирования выделите учетную запись, щелкнув на ней кнопкой мыши, и нажмите кнопку Изменить.

    Чтобы удалить учетную запись из списка, щелкните на ней кнопкой мыши и нажмите кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

    МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

    Наглядно процесс создания учетной записи проиллюстрирован в видеолекции «Добавление в профиль Outlook 2007 дополнительных учетных записей электронной почты».

    Возможности программы Microsoft Outlook 2007 предусматривают ввод, редактирование и хранение информации о любых стоящих перед вами задачах (делах, действиях и т. д.). Они могут быть связаны как с выполнением служебных обязанностей (например, «Провести переговоры», «Организовать совещание» и т. д.), так и с личными, бытовыми, семейными и иными делами («Отвезти тещу на дачу», «Заехать в автосервис» и т. д.).

    Для перехода в режим работы с задачами выполните команду главного меню Переход > Задачи, либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+4, либо в области переходов нажмите кнопку Задачи. В результате откроется перечень введенных ранее задач (рис. 5.7).

    Рис. 5.7. Список актуальных задач

    Для каждой введенной задачи в соответствующих колонках отображаются ее тема (краткая формулировка), срок исполнения и папка, в которой она находится.

    Для ввода в программу новой задачи выполните команду главного меню Файл > Создать > Задача или Действия > Создать задачу либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N. Чтобы перейти в режим редактирования имеющейся задачи, дважды щелкните на ней кнопкой мыши или выполните команду Открыть контекст ного меню. При выполнении любого из пере численных действий открывается окно ввода и редактирования задачи, изображенное на рис. 5.8. Данное окно имеет уже известную вам структуру Office 2007: в нем есть Кнопка «Office», Панель быстрого доступа, лента Microsoft Outlook 2007, иные

    знакомые вам инструменты. Все основные сведения о задаче следует вводить в режимах Задача и Подробно, которые включают с помощью соответствующих кнопок на вкладке Задача (на рис. 5.8 активизирован режим Задача). Мы кратко рассмотрим основные реквизиты и параметры задач, более подробно порядок работы с задачами проиллюстрирован в видеоуроках, которые имеются на компакт-диске.

    Рис. 5.8. Окно ввода и редактирования задачи

    ПРИМЕЧАНИЕ

    Список актуальных задач отображается автоматически при каждом запуске программы в режиме работы Outlook сегодня (см. рис. 5.1).

    МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

    Порядок работы с задачами в программе Outlook 2007 подробно рассмотрен в видеолекциях раздела «Создание и отслеживание задач».

    В режиме Задача в поле Тема с клавиатуры введите произвольное название задачи, либо ее тему, либо краткую формулировку, отражающую ее суть. Введенное в данное поле значение будет отображаться для этой задачи в списке задач (см. рис. 5.7) в столбце Тема задачи.

    В поле Срок укажите крайний срок решения задачи (введенное в данном поле значение будет отображаться для этой задачи в списке задач, см. рис. 5.7, в столбце Срок), а в поле Дата начала – дату, когда необходимо приступить к решению задачи. Значение каждого из этих полей выбирают из раскрывающихся списков.

    Из раскрывающегося списка Состояние выберите текущее состояние (статус) данной задачи; по мере решения задачи значение этого поля можно изменять в соответствии с новым статусом задачи. Любая задача может принимать одно из следующих состояний: Не началась, Выполняется, Завершена, В ожидании или Отложена. Если задаче установлен статус Завершена, то в списке задач она будет зачеркнута.

    В поле Важность укажите степень важности текущей задачи. Из раскрывающегося списка следует выбрать один из трех вариантов: Низкая, Обычная и Высокая. По умолчанию данному полю присвоено значение Обычная.

    Возможности программы предусматривают настройку и выполнение оповещений (напоминаний) о предстоящей задаче в конкретный момент времени. Например, если задача должна быть выполнена (или должно начаться ее выполнение) в среду в 9:00, то можно сделать так, что, например, во вторник в 18:00 (в конце рабочего дня) или в среду в 8:45 (перед началом рабочего дня) программа автоматически выдаст оповещение-напоминание о предстоящей задаче.

    Чтобы выполнить такую настройку, установите флажок Напоминание, затем в расположенном справа поле укажите дату, когда должно появиться оповещение (значение выберите из раскрывающегося списка в календаре), и точное время оповещения (значение можно либо выбрать в раскрывающемся списке либо ввести с клавиатуры). В результате в назначенное время программа выдаст визуальное оповещение-напоминание о предстоящей задаче. Чтобы это оповещение сопровождалось звуковым сигналом, нажмите кнопку, расположенную справа от поля ввода времени. В результате откроется окно, которое показано на рис. 5.9.

    Рис. 5.9. Настройка звукового напоминания

    В данном окне установите флажок Использовать этот звук, затем нажмите кнопку Обзор и в открывшемся окне Файл звука напоминания по обычным правилам Windows укажите путь к файлу, который должен быть воспроизведен. Выполненные настройки вступят в силу после нажатия кнопки ОК. Если вы нажмете кнопку Отмена, окно будет закрыто без сохранения выполненных изменений.

    В поле Ответственный автоматически отображается имя человека, который создал текущую задачу. Если задача будет отправлена другому лицу, то после получения задачи значение поля Ответственный соответствующим образом изменится автоматически.

    В режиме Подробно при необходимости можно указать некоторые дополнительные параметры текущей задачи. Для этого предназначены перечисленные ниже поля.

    • Дата завершения – в этом поле указывают дату выполнения текущей задачи. После того как данное поле заполнено, поле Состояние в режиме Задача (см. рис. 5.8) автоматически примет значение Завершена.

    • Объем работ – в данном поле при необходимости задают предполагаемый объем времени, который может потребоваться для выполнения текущей задачи.

    • Реально затрачено – это поле заполняют, после того как задача завершена. Здесь указывают количество времени, которое реально было затрачено на решение данной задачи.

    • Расстояние – в данном поле можно задать расстояние (в километрах), которое пришлось преодолеть для выполнения задачи. Например, если вы летали на семинар из Санкт-Петербурга в Красноярск, то здесь можно указать расстояние от Санкт-Петербурга до Красноярска.

    • Расходы – это поле предназначено для ввода информации о расходах, которые пришлось понести для выполнения данной задачи. Например, если вы летали на семинар из Санкт-Петербурга в Красноярск, то в данном поле можно указать сумму стоимости авиаперелета и командировочных расходов.

    • Организация – в данное поле вводят названия организаций, с которыми было связано выполнение текущей задачи. Количество названий может быть любым, в зависимости от потребностей пользователя; при вводе их нужно разделять точкой с запятой.

    Все изменения, выполненные в окне ввода и редактирования задачи, вступают в силу после нажатия кнопки Сохранить и закрыть, которая расположена слева вверху окна (см. рис. 5.8) на вкладке Задача и доступна в обоих режимах.

    Если необходимо сохранить выполненные изменения без закрытия окна редактирования задачи, то в меню Кнопки «Office» выполните команду Сохранить либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S. При необходимости можно сохранить текущую задачу в отдельном файле – для этого выполните команду меню Кнопка «Office» > Сохранить как и в открывшемся окне по обычным правилам Windows укажите путь для сохранения и имя файла. При этом можно выбрать один из следующих форматов: текстовый формат, формат RTF, шаблон Outlook или формат сообщения.

    Для удаления текущей задачи, находясь в окне редактирования, выполните команду меню Кнопка «Office» > Удалить либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+D. Чтобы удалить задачу из списка задач, выделите ее и выполните команду Удалить контекстного меню. Как в первом, так и во втором случае при удалении задачи следует соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления, а сразу удаляет задачу без предупреждения.

    Возможности программы Microsoft Outlook 2007 предусматривают создание и хранение любого количества необходимых заметок. Режим работы с заметками представляет собой аналог обычного блокнота, в котором делают какие-то пометки, записи, напоминания, фиксируют интересные идеи и т. д.

    В процессе работы заметки все время остаются открытыми и отображаются в окне программы в режиме работы с заметками.

    Чтобы перейти в режим работы с заметками, выполните команду главного меню Переход > Заметки. Интерфейс программы в режиме работы с заметками представлен на рис. 5.10.

    Рис. 5.10. Окно программы для работы с заметками в Microsoft Outlook 2007

    В режиме работы с заметками отображается перечень созданных ранее заметок. Если до настоящего момента вы не создавали заметки, то рабочая область интерфейса программы будет пустой.

    Для создания новой заметки предназначены команды главного меню Файл > Создать > Заметка или Действия > Создать заметку, вызываемые также нажатием комбинации клавиш Ctrl+N. Чтобы перейти в режим редактирования заметки, достаточно дважды щелкнуть на ней кнопкой мыши или выполнить команду Открыть, расположенную в контекстном меню. При выполнении любого из перечисленных действий открывается окно ввода и редактирования заметки, изображенное на рис. 5.11.

    Рис. 5.11. Режим редактирования заметки

    В нижней части окна заметки проставлены дата и время ее создания. При необходимости можно отключить отображение даты и времени. Для этого выполните команду главного меню Сервис > Параметры, затем в открывшемся окне перейдите на вкладку Дополнительно и нажмите кнопку Дополнительно. В результате откроется окно Дополнительные параметры, в котором для отключения отображения нужно снять флажок Показывать время и дату в заметках.

    При необходимости текст, содержащийся в заметке, можно с помощью буфера обмена перенести в какой-либо документ либо в электронное письмо и т. д.

    Используйте для заметок разных типов различные цвета фона окна заметки и ее значка. Чтобы выбрать цвет, щелкните правой кнопкой мыши на значке с заметкой и в открывшемся контекстном меню в подменю Выбрать категорию выберите требуемый цвет. По умолчанию при создании новой заметки используется желтый цвет.

    Чтобы удалить заметку, выделите ее в списке и выполните команду Удалить контекстного меню. При этом следует соблюдать осторожность, так как программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

    ПРИМЕЧАНИЕ

    При необходимости можно изменить параметры заметки, используемые по умолчанию. Для этого нужно выполнить команду главного меню Сервис > Параметры, затем в появившемся окне перейти на вкладку Настройки (см. рис. 5.2) и нажать кнопку Параметры заметки. В результате откроется окно Параметры заметок, в котором можно указать используемый по умолчанию цвет заметки, ее размер и выполнить настройку шрифта.

    Как известно, современный деловой человек часто присутствует на различного рода встречах и мероприятиях. Нередко целый рабочий день посвящается тому, что приходится с кем-то встречаться, вести какие-то переговоры, куда-то ехать и т. д.

    В программе Microsoft Outlook 2007 для ввода, редактирования и хранения информации о подобных мероприятиях предназначен режим работы Календарь.

    Для перехода в режим работы Календарь выполните команду главного меню Переход > Календарь либо нажмите кнопку Календарь, которая находится в области переходов. Интерфейс программы в режиме работы Календарь представлен на рис. 5.12.

    Рис. 5.12. Окно программы для работы в режиме Календарь

    В верхней части рабочей области отображается выбранная в календаре дата (на рис. 5.12 выбрана дата – 30 апреля 2008 г.). Слева находится календарь, в котором текущая дата выделена квадратиком (на рис. 5.12 те кущая дата – 30 апреля).

    МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

    Порядок работы с календарем подробно проиллюстрирован в видеолекциях раздела «Назначение встреч и планирование времени с помощью календаря Outlook 2007».

    В центральной части рабочей области показывается список запланированных мероприятий на ту дату, которая указана в календаре (щелкая кнопкой мыши на разных датах, можно быстро просмотреть перечень запланированных мероприятий на любой день).

    Для ввода информации о новой встрече необходимо выполнить команды главного меню Файл > Создать > Встреча и Действия > Создать встречу либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+N. Чтобы перейти в режим редактирования информации о введенной ранее встрече, дважды щелкните на ней кнопкой мыши или выберите пункт Открыть контекстного меню. При выполнении любого из перечисленных действий открывается окно ввода и редактирования встречи, изображенное на рис. 5.13.

    Рис. 5.13. Режим редактирования данных о встрече

    Чтобы ввести информацию о предстоящей встрече, перейдите в режим Встреча. Для этого нажмите одноименную кнопку на вкладке Встреча в группе Показать.

    В первую очередь необходимо определить тему предстоящей встречи. В поле Тема введите текст, который будет кратко характеризовать суть предстоящей встречи, например: Плановое совещание, Обсуждение графика поставок и т. д.

    В поле Место укажите конкретное место проведения предстоящей встречи. Любой текст, который вы вводите в поле Место, автоматически добавляется в раскрывающийся список и впоследствии доступен для выбора. Примеры значений данного поля: Головной офис, Зал брифингов, Ресторан «Вернисаж» и т. д.

    Из раскрывающегося списка Начало выберите дату начала проведения встречи. Время начала встречи выберите из раскрывающегося списка либо введите с клавиатуры. Аналогичным образом в поле Конец укажите дату и точное время окончания встречи.

    Если установлен флажок Целый день, то данная встреча автоматически будет преобразована в событие. При установленном данном флажке становятся недоступными поля, предназначенные для ввода точного времени начала и окончания мероприятия.

    Возможности программы предусматривают настройку и выполнение оповещений (напоминаний) о предстоящей встрече за определенное время до ее начала (например, за 15 минут, за час и т. д.). Чтобы выполнить такую настройку, выберите из раскрывающегося списка Напоминание группы Параметры вкладки Встреча требуемый интервал времени.

    В поле Показать как (вкладка Встреча, группа Параметры) можно указать информацию о вашей занятости для пользователей, просматривающих ваше расписание. Из раскрывающегося списка выберите один из следующих вариантов: Свободен, Под вопросом, Занят или Нет на работе.

    В большое текстовое поле, которое расположено в нижней части окна, можно ввести дополнительную информацию произвольного характера о предстоящей встрече. Например, информацию, подробно раскрывающую суть встречи, либо обращающую внимание на те или иные аспекты предстоящей встречи (особенности собеседника, нежелательные для обсуждения темы и т. д.).

    Все изменения, выполненные в окне ввода и редактирования информации о встрече, вступают в силу, как только вы нажмете кнопку Сохранить и закрыть, которая расположена слева вверху окна на вкладке Встреча.

    Если необходимо сохранить выполненные изменения без закрытия окна редактирования встречи, то для этого в меню Кнопки «Office» выполните команду Сохранить либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S. При необходимости можно сохранить информацию о данной встрече в отдельном файле. Для этого в меню Кнопки «Office» выполните команду Сохранить как и в открывшемся окне по обычным правилам Windows укажите путь для сохранения и имя файла. При этом можно выбрать один из следующих форматов: текстовый формат, формат RTF, шаблон Outlook, формат сообщения, формат iCalendar или формат vCalendar.

    ПРИМЕЧАНИЕ

    В программе Microsoft Outlook 2007 событие – это мероприятие, которое по времени продолжается не менее 24 часов, а встреча – это мероприятие, которое продолжается не более 24 часов.

    Для удаления текущей встречи, находясь в окне редактирования, выполните команду меню Кнопка «Office» > Удалить либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+D. Чтобы удалить встречу из списка встреч, выделите ее и выполните команду Удалить контекстного меню. Как в первом, так и во втором случае при удалении встречи следует соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления, а сразу удаляет встречу без предупреждения (однако если перед удалением в окне редактирования встречи были выполнены какие-то изменения и они не были сохранены, то приложение выдаст дополнительный запрос).

    Если для проведения встречи приглашаются лица либо привлекаются дополнительные ресурсы, то она называется собранием. Информацию о собрании вводят в окне редактирования в режиме Планирование (рис. 5.14).

    Рис. 5.14. Планирование собрания

    Список участников предстоящего собрания формируется в поле Все участники. Чтобы добавить в это поле нового участника, щелкните кнопкой мыши в ячейке Щелчок добавит имя и введите фамилию участника. Если информация о добавляемом участнике ранее была введена в программу, то вам будет предложено ввести полное наименование участника (например, фамилия, имя, отчество и электронный адрес). Кнопкой Другие вы можете выбрать участников собрания из адресной книги.

    Кнопка Автовыбор предназначена для автоматического выбора времени собрания, которое устраивало бы всех его участников. Однако данный механизм можно использовать, только если все участники совещания доступны в сети и отражают информацию о своих планах в программе Microsoft Outlook 2007.

    В поле Время начала укажите дату начала проведения собрания, а правее от этого поля – конкретное время начала встречи. Требуемую дату задают в календаре, который открываются нажатием кнопки выбора. Время начала встречи выбирают из раскрывающегося списка либо вводят с клавиатуры. Аналогичным образом в поля Время окончания вводят дату и точное время окончания собрания.

    Как отмечалось выше, мероприятие, которое занимает более 24 часов, называется событием. Чтобы ввести информацию о предстоящем событии, в режиме Календарь (см. рис. 5.12) выполните команду главного меню Действия > Создать событие на целый день либо команду Создать событие на целый день контекст ного меню. В результате откроется окно, изображенное на рис. 5.13 и 5.14 (соответственно режимы Встреча и Планирование). Ввести информацию о событии вы можете таким же образом, как и информацию о встрече. Единственное условие, чтобы программа распознала мероприятие как событие (а не как встречу), – флажок Целый день должен быть установлен. При создании события вкладка Встреча в окне редактирования меняет свое название на Событие.

    Большинство пользователей Microsoft Outlook 2007 используют его в первую очередь именно в качестве почтового клиента и уже только потом – как органайзер и т. п. В данном разделе мы рассмотрим, каким образом можно работать с электронной почтой, используя средства данной программы.

    Напомним, что для использования приложения в качестве почтового клиента необходимо выполнить настройку хотя бы одной учетной записи (каждая учетная запись соответствует отдельному почтовому ящику).

    О том, как это делается, рассказано в разделе «Настройка учетных записей почты».

    МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

    Порядок работы с электронной почтой в программе Outlook 2007 подробно рассмотрен в видеолекциях раздела «Работа с электронной почтой».

    Используя программу Microsoft Outlook 2007 в качестве почтового клиента, вы можете решать следующие задачи:

    • получение, чтение, создание, отправка и хранение электронной корреспонденции;

    • использование нескольких учетных записей для работы с электронной корреспонденцией;

    • ведение адресной книги, в которой хранятся адреса электронной почты;

    • гибкая настройка пользовательского интерфейса и параметров работы программы в соответствии с потребностями конкретного пользователя;

    • создание почтовых сообщений с использованием разнообразных бланков, выбрать которые можно как из предложенного программой перечня, так и из любого места на диске;

    • настройка и использование антивирусной и антиспамовой защиты;

    • импорт электронной корреспонденции из других популярных почтовых программ с помощью встроенного мастера импорта;

    • импорт адресной книги из других популярных почтовых программ;

    • экспорт электронной корреспонденции и адресной книги;

    • вывод сообщений электронной почты на печать;

    • сохранение электронного почтового сообщения в виде отдельного файла либо в качестве бланка;

    • сохранение вложений почтового сообщения в виде отдельного файла.

    С помощью программы можно решать и иные задачи, наличие которых обусловлено потребностями конкретного пользователя.

    Чтобы перейти в режим работы с электронной почтой, нажмите в области переходов кнопку Почта, либо выполните команду главного меню Переход > Почта, либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+1.

    Интерфейс программы в режиме работы с электронной почтой показан на рис. 5.15.

    Рис. 5.15. Microsoft Outlook 2007 – почтовый клиент

    В области переходов отображается список папок с почтовыми сообщениями (Входящие, Отправленные и др.), в центральной части интерфейса – сообщения текущей папки. На рис. 5.15 показано содержимое папки Входящие, при этом все сообщения разделены по группам с зависимости от размера (Крошечные, Маленькие, Средние и Большие). На рисунке все группы свернуты; чтобы их резвернуть, используйте команду главного меню Вид > Развернуть/Свернуть группы > Развернуть все группы.

    Чтобы создать новое почтовое сообщение, выполните команду главного меню Файл > Создать > Сообщение или Действие > Создать сообщение либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N. При выполнении любого из перечисленных действий открывается окно создания почтового сообщения, изображенное на рис. 5.16.

    Рис. 5.16. Создание и редактирование почтового сообщения

    В верхней части окна вы видите ленту с вкладками. Содержимое каждой вкладки предназначено для выполнения тех либо иных операций с данным сообщением (оформление, форматирование, создание вложений и др.). По умолчанию это окно открывается на вкладке Сообщение.

    В поле Кому укажите адрес, по которому необходимо доставить данное сообщение. Вы можете ввести его как вручную, так и путем выбора из сформированного ранее списка контактов адресной книги. В последнем случае нажмите кнопку Кому, затем в открывшемся окне щелкните кнопкой мыши на требуемом адресе и нажмите кнопку ОК. При необходимости вы можете в данном поле указать несколько адресов, разделяя их точкой с запятой.

    СОВЕТ

    Помните, что при большом количестве адресатов ваше письмо может быть распознано как спам.

    Аналогичным образом заполняется поле Копия – в нем вы можете указать адреса, по которым необходимо доставить копию данного сообщения. В отличие от поля Кому, поле Копия необязательно для заполнения.

    В поле Тема с клавиатуры введите произвольную тему, отражающую суть сообщения. Данное поле необязательно для заполнения, но если руководствоваться правилами хорошего тона, то рекомендуется его заполнить. Например, если вы пишете о переносе собрания, то просто введите в данное поле слово Собрание и т. д.

    Что касается текста сообщения, то он вводится в большое текстовое поле, расположенное внизу окна. Это можно делать как с клавиатуры, так и путем вставки из буфера обмена.

    Если в программе зарегистрировано более одной учетной записи, то, нажав кнопку Учетная запись (она находится слева от поля Тема, см. рис. 5.16), вы откроете меню со списком учетных записей. В этом списке щелкните кнопкой мыши на учетной записи, от имени которой должно быть отправлено данное письмо.

    Чтобы отправить почтовое сообщение немедленно, нажмите кнопку Отправить. При необходимости вы можете не отправлять письмо сразу, а сохранить его в папке Черновики (для последующего редактирования) или Исходящие (для последующей отправки). Все письма из папки Исходящие будут отправлены после выполнения команды главного меню Сервис > Отправить/Получить > Отправить все.

    Вы можете также сохранить почтовое сообщение в отдельном файле. Для этого выполните команду меню Кнопка «Office» > Сохранить как и в открывшемся окне по обычным правилам Windows укажите путь для сохранения, имя файла и тип файла. Возможности программы предусматривают сохранение почтовых сообщений в следующих форматах: текстовый, шаблон Outlook, формат сообщения Outlook, HTML и файлы НМТ.

    Чтобы удалить сообщение, находясь в режиме его редактирования (см. рис. 5.16), выполните команду меню Кнопка «Office» > Удалить. Чтобы удалить сообщение из списка сообщений, щелкните на нем кнопкой мыши и выполните команду Удалить контекстного меню. После этого сообщения будут перемещены в папку Удаленные без предупреждения. Из папки Удаленные сообщения удаляют аналогичным образом, но уже без возможности последующего восстановления, поэтому программа будет выдавать дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

    Чтобы получить новую почту, выполните команду главного меню Сервис > Отправить/Получить > Доставить почту либо нажмите клавишу F9. Все полученные почтовые сообщения будут помещены в папку Входящие и помечены как непрочитанные (пометка автоматически снимается, после того как вы откроете и просмотрите сообщение).

    Любое полученное сообщение вы можете переслать по другому адресу. Для этого выделите нужное сообщение в списке, щелкнув на нем кнопкой мыши. Затем нажмите на панели инструментов кнопку Переслать, либо выполните команду главного меню Действия > Переслать, либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F. В результате выполнения любого из перечисленных действий откроется окно редактирования почтового сообщения (см. рис. 5.16), описание которого приведено выше.

    Чтобы создать ответное почтовое сообщение, выделите соответствующее письмо в списке, щелкнув на нем кнопкой мыши. Далее нажмите на панели инструментов кнопку Ответить, либо выполните команду главного меню Действия > Ответить, либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+R. В результате выполнения любого из перечисленных действий откроется окно редактирования почтового сообщения (см. рис. 5.16), описание которого приведено в разд. «Создание и отправка почтового сообщения».

    МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

    О том, как в программе Outlook 2007 создаются и отправляются электронные письма, рассказывается в видеолекции «Создание и отправка сообщений».

    www.plam.ru

    Outlook — идеальная программа для работы с почтой

    Outlook — это программа для взаимодействия c почтовыми ящиками. Она будет особенно полезна владельцам нескольких почтовых адресов, а также тем, кому нужно быстро реагировать на входящие письма или просто лень заходить в браузер, чтобы воспользоваться почтой. К Outlook можно подключать почтовые ящики от абсолютно любой компании и в любом количестве. А ещё она очень функциональна, удобна и ей просто пользоваться. Все инструкции будут рассмотрены на примере Outlook 2010, но они также применимы к версиям 2007, 2013 и 2016 годов.

    Первичная настройка Outlook

    У Otlook интуитивно понятный интерфейс и проблем с первичной настройкой возникнуть у вас не должно, однако лучше разобрать всё по порядку.

    Настройка Outlook при первом запуске

    После первого запуска Outlook сама предложит вам подключить почтовый ящик и произвести первичную настройку.

    1. Запустите Outlook. Если вы сделали это впервые, перед вами появится окно приветствия от Microsoft Office.

      Если вы запустили Outlook впервые, перед вами появится окно приветствия от Microsoft Office

    2. После вам будет предложено подключить ваш почтовый адрес. Вы можете отказаться и сделать это потом.

      Вам будет предложено подключить ваш почтовый адрес, но вы можете отказаться и сделать это потом

    3. Если вы воспользовались предложением по начальной настройке, вы увидите окно подключения почты. Главное, правильно ввести ваш адрес и пароль от почтового ящика. Имя можно выбрать любое. Подключать можно аккаунт от любой службы, например, от Google или Yandex. Создать новый почтовый ящик в этом окне у вас не получится — нужно регистрировать уже имеющийся. В Outlook 2016 и некоторых версиях 2013 тут будет ссылка для создания нового почтового ящика от самой Outlook.

      Создать новый почтовый ящик в этом окне у вас не получится — нужно регистрировать уже имеющийся

    4. В случае регистрации почтового ящика от некоторых открытых служб, например, от OpenMailBox, могут возникнуть проблемы с подключением к зашифрованному серверу. Если подобное возникнет, просто ещё раз нажмите «Далее», чтобы Otlook соединился с ящиком через открытый канал (в этом нет ничего страшного).

      Если в процессе подключения возникнут проблемы, просто ещё раз нажмите «Далее», чтобы Otlook соединился с ящиком через открытый канал

    5. Когда подключение завершится, вам будет предложено зарегистрировать дополнительные почтовые ящики, но это можно сделать и позже.

      Когда подключение завершится, вам будет предложено зарегистрировать дополнительные почтовые ящики

    6. Если вы ранее не запускали ни один из продуктов Microsoft Offise, перед вами выскочит окно настройки параметров обновления. Лучше всего выбрать «Не вносить изменения».

      В этом окне лучше всего выбрать «Не вносить изменения»

    Если у вас не появилось окно начальной настройки Outlook, а программа запустилась сразу, нужно будет подключить почтовый ящик через настройки. Также в настройках вы сможете добавлять новые ящики, удалять их и переключаться между имеющимися.

    1. Нажмите на вкладку «Файл» в левом верхнем углу окна.

      Нажмите на вкладку «Файл» в левом верхнем углу окна

    2. В разделе «Сведения» нажмите «Настройка учётных записей» и повторите ваш выбор.

      В разделе «Сведения» нажмите «Настройка учётных записей» и повторите ваш выбор

    3. На первой вкладке будет управление почтовыми ящиками. Чтобы зарегистрировать новый ящик, нажмите «Создать…».

      Чтобы зарегистрировать новый ящик, нажмите «Создать…»

    4. После этого откроется окно регистрации. Дальнейшая процедура ничем не отличается от описанной ранее.

      Дальнейшая процедура ничем не отличается от описанной ранее

    5. Чтобы переключиться между имеющимися ящиками, выберите тот, что хотите использовать в первую очередь, и нажмите «По умолчанию». Это повлияет только на то, с какого адреса будут отправляться написанные вами письма.

      Чтобы переключиться между имеющимися ящиками, выберите тот, что хотите использовать в первую очередь, и нажмите «По умолчанию»

    6. Чтобы убрать зарегистрированный почтовый ящик из Outlook, выберите желаемый и нажмите «Удалить». Сам почтовый ящик при этом не удалится: он просто пропадёт из Outlook и его можно будет зарегистрировать снова.

      Чтобы убрать зарегистрированный почтовый ящик из Outlook, выберите желаемый и нажмите «Удалить»

    В основном интерфейс программы Outlook является простым, интуитивно понятным и редко отличается от браузерных версий почтовых клиентов. Однако есть здесь и несколько неочевидных моментов, на которых стоит остановиться.

    Для начала разберём панель слева. Внизу у неё четыре раздела: «Почта», «Календарь», «Контакты» и «Заметки». Выбранный раздел определяет отображаемое на всех панелях. Основным разделом является «Почта».

    Выбранный раздел определяет отображаемое на всех панелях

    Чуть выше основных разделов находятся списки с обобщающими папками. Первый список — «Избранное», который можно сразу свернуть, так как поначалу он вам не понадобится.

    Первый список — «Избранное», который можно сразу свернуть, так как поначалу он вам не понадобится

    Чуть ниже находится список «Файл данных Outlook». Изначально все содержащиеся в нём папки должны быть пусты. Туда будут дублироваться сообщения со всех подключённых ящиков, но только свежие: те сообщения, что были в ящике до его регистрации системе в Outlook, в этот список не попадут. Если вы хотите перенести старые сообщения в этот список, это можно будет сделать вручную.

    В файл данных будут дублироваться сообщения со всех подключённых ящиков, но только свежие: те сообщения, что были в ящике до его регистрации системе в Outlook, в этот список не попадут

    Ниже будут находиться списки подключённых ящиков. Все сообщения, присланные на подключённые ящики или отправленные с них, будут находиться здесь и в файле данных Outlook.

    Все сообщения, присланные на подключённые ящики или отправленные с них, будут находиться здесь и в файле данных Outlook

    Если вы нажмёте на одну из папок, в панели справа отобразятся все содержащиеся в ней сообщения.

    Если вы нажмёте на одну из папок, в панели справа отобразятся все содержащиеся в ней сообщения

    При выборе одного из сообщений его содержимое отобразится на панели правее.

    При выборе одного из сообщений, его содержимое отобразится на панели правее

    Если у вас много подключённых ящиков, будет удобно перемесить все папки с входящими сообщениями в список «Избранное» (папка с входящими сообщениями из основного почтового ящика там уже есть). Для этого нажмите на нужной папке правой кнопкой мыши и выберите «Показывать в избранном».

    Если у вас много подключённых ящиков, будет удобно перемесить все папки с входящими сообщениями в список «Избранное»

    Также можно продублировать все старые сообщения в список «Файл данных Outlook» и пользоваться только им. Для этого сделайте следующее:

    1. Нажмите на папку, из которой вы хотите перенести сообщения.

      Нажмите на папку, из которой вы хотите перенести сообщения

    2. Выберите любое сообщение или нажмите комбинацию клавиш «Ctrl+A», чтобы выделить все.

      Выберите любое сообщение или нажмите комбинацию клавиш «Ctrl+A»

    3. Нажмите на любое из выделенных сообщений правой кнопкой мыши, выберите «Переместить» и нажмите «Копировать в папку…».

      Нажмите на любое из выделенных сообщений правой кнопкой мыши, выберите «Переместить» и нажмите «Копировать в папку…»

    4. Выберите соответствующую типу сообщений папку и нажмите OK.

      Выберите соответствующую типу сообщений папку и нажмите OK

    Основные возможности Outlook

    Теперь стоит научиться использовать основные функции почтового клиента. Большинство функций тут очевидны, но лучше всё разобрать по порядку.

    Как отправить письмо

    Чтобы отправить письмо, нажмите на кнопку «Создать сообщение» в левом верхнем углу окна.

    Чтобы отправить письмо, нажмите на кнопку «Создать сообщение» в левом верхнем углу окна

    Интерфейс здесь прост, понятен и ничем не отличается от браузерных аналогов.

    Интерфейс здесь прост, понятен и ничем не отличается от браузерных аналогов

    Как удалить и восстановить письмо

    Чтобы удалить письмо, нажмите на нём правой кнопкой мыши и выберите «Удалить». Письма удаляются одинаково из всех папок, как входящие, так и исходящие.

    Чтобы удалить письмо, нажмите на нём правой кнопкой мыши и выберите «Удалить»

    Удалённое письмо появится в папке «Удалённые». Чтобы его восстановить сделайте следующее:

    1. Нажмите на удалённом письме правой кнопкой мыши, выберите «Переместить» и «Другая папка…».

      Нажмите на удалённом письме правой кнопкой мыши, выберите «Переместить» и «Другая папка…»

    2. После выберите изначальную папку и нажмите OK.

      После выберите изначальную папку и нажмите OK

    Если при удалении письма возникает ошибка

    В Outlook 2007 существует вероятность наткнуться на ошибку при удалении писем. При подобной проблеме надо делать следующее:

    1. Первым делом надо почистить папку «Удалённые». Для этого нажмите на неё правой кнопкой мыши и выберите «Очистить удалённые». Если у вас будет 2 варианта удаления, сделайте оба по очереди (на старых версиях Outlook её размер не может превышать 2 Гб).

      Нажмите на корзину правой кнопкой мыши и выберите «Очистить удалённые»

    2. Если удалить письмо по-прежнему не получается, нажмите на проблемное сообщение правой кнопкой мыши, выберите «Переместить» и «Другая папка…».

      Нажмите на проблемное сообщение правой кнопкой мыши, выберите «Переместить» и «Другая папка…»

    3. В открывшемся окне выберите любую папку из списка «Файл данных Outlook» и нажмите OK.

      Выберите любую папку из списка «Файл данных Outlook» и нажмите OK

    4. Перезапустите программу и удалите перемещённое сообщение.

      Перезапустите программу и удалите перемещённое сообщение

    Если у вас Outlook Express и Windows XP, через проводник пройдите по пути «C:\Documents and Settings\[Имя_пользователя]\Local Settings\Application Data\Identities\{14E416B4–6492–4DF8–8DE5-A389527AA37E}\Microsoft\Outlook Express» и удалите там самый тяжёлый файл.

    Как обновить почту

    Чтобы обновить отдельную папку, выберите её, откройте вкладку «Отправка и получение» и нажмите «Обновить папку».

    Чтобы обновить отдельную папку, выберите её, откройте вкладку «Отправка и получение» и нажмите «Обновить папку»

    Чтобы обновить всю почту (это может занять некоторое время), нажмите на кнопку «Отправить и получить почту — все папки» в той же вкладке «Отправка и получение».

    Чтобы обновить всю почту , нажмите на кнопку «Отправить и получить почту — все папки» во вкладке «Отправка и получение»

    Дополнительные возможности Outlook

    Чтобы упростить взаимодействие пользователя с интерфейсом, в Outlook присутствует возможность создания своей иерархии папок и несколько дополнительных функций, которых нет в стандартных почтовых клиентах.

    Как создать папку в Outlook

    1. Нажмите правой кнопкой мыши на любом месте в панели списков и выберите «Новая папка…».

      Нажмите правой кнопкой мыши на любом месте в панели списков и выберите «Новая папка…»

    2. В открывшемся окне можно будет выбрать её имя, назначение и положение в списке.

      В открывшемся окне можно будет выбрать её имя, назначение и положение в списке

    Как создать задачу в Outlook

    1. Перейдите в раздел «Задачи» и нажмите «Создать задачу».

      Перейдите в раздел «Задачи» и нажмите «Создать задачу»

    2. В открывшемся окне можно установить сроки задачи и её назначение.

      В открывшемся окне можно установить сроки задачи и её назначение

    Как создать совещание в Outlook

    1. Перейдите в раздел «Календарь» и нажмите «Создать собрание».

      Перейдите в раздел «Календарь» и нажмите «Создать собрание»

    2. Тут можно назначить список участников и время проведения совещания.

      Тут можно назначить список участников и время проведения совещания

    Видео: обзор программы Microsoft Outlook

    Microsoft Outlook является очень функциональной программой и может стать хорошей альтернативой браузерным версиям почтовых клиентов. Все имеющиеся в ней функции интуитивно понятны, она почти не ест ресурсы компьютера, а количество возможных ошибок стремится к нулю.

    kompkimi.ru

    3. Функциональные возможности программы microsoft outlook Назначение и функции программы

    Программа Microsoft Outlook, входящая в состав офисного пакета MS Office, – это программа, предлагающая интегрированное решение по организации сообщений электронной почты, расписаний, задач, заметок, контактов и других данных и управлению ими. Реализованные в программе функции позволяют управлять взаимодействиями пользователей, объединенных в локальные вычислительные сети, организовывать деятельность пользователей, повышать эффективность совместной работы. По сути, она представляет собой электронный органайзер.

    Microsoft Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота, так как они обеспечены системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с помощью которых возможно программирование дополнительных функций документооборота (и не только документооборота), не предусмотренных в стандартной поставке.

    Система планирования дел и ведения переписки MS Outlook позволяет организовать:

    • обмен электронными сообщениями, хранение и поиск нужных сообщений в специальных папках, вывод сообщений на печать;

    • передачу файлов, созданных в других приложениях, и сопровождающих их пояснительных записок или сообщений;

    • ведение электронного календаря, позволяющего планировать дела и представлять нужные данные в наиболее удобной форме — ежедневника, понедельного или помесячного планировщика;

    • ведение личной адресной книги контактов, позволяющей хранить адреса, телефоны и иную информацию о лицах и организациях, с которыми приходится иметь дело;

    • составление расписания встреч, совещаний и других событий;

    • ведение журнала, в котором в хронологическом порядке автоматически фиксируются документы MS Office, с которыми осуществлялась работа, что позволяет отыскивать документы не по их местоположению на диске, их названию или содержанию, а просто по времени работы с документом;

    • отслеживание происходящих событий и ведение дневника и др.

    • создание заметок, которыми можно пользоваться примерно так же, как и обычной бумагой для заметок.

    Версии программы на платформе Windows:

    • Outlook 97;

    • Outlook 98;

    • Outlook 2000 (также известен как Outlook 9);

    • Outlook 2002 (также известен как Outlook 10 или Outlook XP);

    • Office Outlook 2003;

    • Office Outlook 2007 (версии Windows ниже XP не поддерживаются;

    • Office Outlook 2010.

    Запуск программы и ее интерфейс

    Для запуска программы выполните команды Главного менюПуск  Программы  Microsoft Office  Microsoft Office Outlook 2003 или выполните двойной щелчок на ярлыке этой программы, расположенном на Рабочем столе.

    Откроется главное окно программы (рис. 3.1). По умолчанию принято, что открывается страница «Outlook сегодня», на которой приводится обзор текущего дня. Здесь можно посмотреть краткую сводку назначенных встреч, список задач и число новых входящих сообщений. Нажатие кнопки Настройка «Outlook сегодня» приводит к открытию окна, где можно изменить вид этой страницы.

    Окно программы включает стандартные для Microsoft Office элементы интерфейса:

    • строку заголовка, содержащую название программы, имя открытой области переходов, а также стандартные кнопки управления окном;

    • строку меню, содержащую названия групп команд, сгруппированных по функциональному признаку. Щелчок мышью по названию открывает меню следующего уровня;

    • панели инструментов, включающие кнопки часто используемых команд. Добавление или удаление панелей с экрана осуществляется командами меню Вид  Панели инструментов;

    • рабочее поле, в котором располагается Область переходов и Область просмотра.

    Всего имеется 8 различных областей переходов: Почта, Контакты, Календарь, Задачи, Заметки, Дневник, Список папок, Ярлыки.

    Область переходов – это столбец в левой части окна MS Outlook, содержащий ярлыки или папки, находящиеся в одной из групп реализуемых функций и предоставляющие простой доступ ко всем частям программы, а также к средствам для совместного использования.

    Можно настроить области переходов таким образом, чтобы отображалось большее или меньшее число кнопок или изменился порядок их отображения. Для этого используется гиперссылка Настроить текущее представление.

    В области просмотра отображается содержимое выбранных папок. Эта область включена по умолчанию. Она включается также выбором в меню Вид пункта Область чтения, а затем – пункта Справа или Снизу.

    В отличие от остальных приложений MS Office, в Outlook активно используются информационные службы — программные компоненты, обеспечивающие доступ к различным информационным ресурсам, которые нужно настраивать. Настройка интерфейса и параметров программы осуществляется:

    • командами меню Вид;

    • командами меню Сервис  Настройка и Сервис  Параметры;

    • кнопкой Настройка кнопок в нижней части области поиска;

    • переключателями Текущее представление в области поиска.

    При настройке параметров открывается одноименное диалоговое окно (рис. 2), состоящее из ряда вкладок.

    На вкладке Настройки щелчком по кнопке Параметры … (почты, календаря и т.д.) выбирается объект настройки. Открывается соответствующее диалоговое окно настройки параметров выбранной папки, например, Параметры календаря, в котором установкой флажков, выбором опций из раскрывающихся списков и т.п. устанавливаются необходимые параметры.

    На вкладке Настройка почты осуществляется выбор и настройка учетных записей, задание настроек отправки и получения сообщений, управление удаленными соединениями и др.

    На вкладке Сообщение выбирается формат для исходящих сообщений, выбираются шрифты и бланки, устанавливаются подписи для сообщений.

    На вкладке Орфография устанавливаются опции проверки сообщений на наличие ошибок, выбираются подключаемые словари.

    Опции вкладки Безопасность обеспечивают возможность шифрования передаваемых сообщений, снабжение сообщений цифровой подписью и др.

    Вкладка Дополнительно обеспечивает настройку дополнительных параметров.

    studfiles.net


    Смотрите также