Как правильно принять на работу в программе 1с 8 3


Как принять на работу сотрудника в 1С 8.3 - пошаговая инструкция

В этой статье мы рассмотрим пошаговую инструкцию по приему на работу работника в 1С Бухгалтерия 8.3.

Предварительная настройка программы

Прежде, чем перейти не только к отражению в программе 1С:Бухгалтерия приема сотрудника на работу, но и к другим основным кадровым документам, нужно произвести некоторые настройки программы.

Перейдите в раздел «Администрирование» и выберите пункт «Параметры учета».

В появившемся окне перейдите по гиперссылке «Настройка зарплаты». Кадровый учет настраивается тоже здесь.

Для того чтобы мы могли использовать в 1С основные кадровые документа, достаточно включить только две надстройки.

Первая расположена в разделе «Общие настройки». Мы укажем, что учет расходов по заработной плате, а так же необходимый нам кадровый учет должны вестись именно в этой программе. Ниже, в разделе «Кадровый учет», установите влаг на пункте «Полный». Данная надстройка откроет нам доступ к основным кадровым документам, включая прием сотрудников на работу.

Оформление приема сотрудника на работу

Создание нового сотрудника

В программе 1С:Бухгалтерия так же, как и в 1С:ЗУП существует два справочника: Сотрудники и Физические лица. На одного человека может быть заведено столько сотрудников, сколько мест работы на данном предприятии он имеет, например, основное место работы, совместительство, договор ГПХ.

Физическое лицо обязательно должно быть одно. Дублировать записи в данном справочнике неприемлемо, так как именно по записям в нем работникам начисляются НДФЛ.

Принятие сотрудника на работу

Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» и выберите пункт «Приемы на работу». Если данного пункта у вас нет, то вернитесь на шаг выше к первоначальной настройке программы.

В шапке созданного вами нового документа нужно указать подразделению, должность и организацию, куда вы принимаете на работу сотрудника. Так же здесь указывается созданный вами ранее сотрудник.

Датой приема по умолчанию подставляется текущая дата, но этот параметр мы можем отредактировать. Испытательный срок в месяцах можно настроить в соответствующем поле. Далее нужно указать вид занятости, который выбирается из выпадающего списка и ограничен четырьмя пунктами.

Теперь осталось заполнить лишь условия приема на работу. В табличной части с начислениями можно указать сразу несколько видов начислений, например, оклад, премия, и т. п. В нашем примере мы установили сотруднику только оплату по окладу АУП в размере 30 000 рублей.

Ниже указывается порядок начисления аванса: фиксированной суммой, либо процентом от тарифа. В поле «Условия приема» можно указать произвольный текст.

Данный документ вступит в силу после проведения, совершим движения по соответствующим регистрам сведений.

Смотрите также видеоинструкцию по оформлению работника в штат:

Прием на работу в программе 1С:Бухгалтерия 8, ред. 3

Прием на работу – такая простая и привычная операция в программе. Большинство бухгалтеров сталкиваются с ней регулярно, но тем не менее вопросы у пользователей возникают очень часто. Как установить аванс сотруднику, где указать счет затрат по зарплате, как принять уволенного ранее сотрудника, где указать стандартные вычеты. Все эти задачи решаются на этапе приема сотрудника на работу. И рассматривать эту операцию мы будем на самой популярной сегодня программе 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.

Сначала произведем настройки программы, для того, чтобы у нас была возможность работать с кадровыми документами. Для этого в разделе Зарплата и кадры перейдем в Настройки зарплаты:

В открывшемся окне устанавливаем переключатель учета расчётов по заработной плате в положение В этой программе, а для учета кадровых приказов - Полный кадровый учет:

Вот теперь программа настроена для нужной нам работы. Для приема на работу нового сотрудника в разделе Зарплата и кадры открываем список сотрудников:

И нажимаем на кнопку Создать:

В верхней строке вводим фамилию, имя и отчество нового сотрудника. В том случае, если такой человек у нас уже работал, то программа сообщит нам о наличии в базе такого физического лица. В случае если это тот человек который нам нужен, а не полный его тезка, то даем программе соответствующую команду:

В этом случае автоматически будут заполнены все личные данные сотрудника:

Программа – умница. Проверяет правильность ввода ИНН и СНИЛС. В моем случае эти сведения неверные и выделены красным.Проверив, ну или заполнив все данные физического лица, мы нажимаем на гиперссылку Принять на работу:

В этом документе заполняем подразделение, должность, вид занятости, устанавливаем оклад и аванс….. упс. Тех кто давно не принимал на работу сотрудников в программе 1С:Бухгалтерия 8, ред. 3 здесь поджидает маленькая неожиданность.

Почему сейчас в нижней части документа нет возможности установить величину планового аванса сотруднику. Как же так? Все же было не так давно. И даже на диске ИТС про это написано. Однако, программа меняется и разработчики постоянно улучшают функционал ее функционал. Начиная с 51 релиза, в программе появилась возможность указать дату выплаты аванса по организации, а также указать общий размер аванса для всех сотрудников или для каждого индивидуально. По умолчанию установлена выплата аванса 25 числа расчетного месяца и общий для всех сотрудников аванс 40% от оклада. При желании эту настройку можно изменить. Для этого опять заходим в раздел Зарплата и кадры, в настройки зарплаты и в общих настройках проходим по гиперссылке Порядок учета зарплаты:

Открываем настройки и на первой же закладке видим последние нововведения: дата выплаты аванса и признак настройки аванса - общий или индивидуальный.

Если каждому сотруднику размер аванса устанавливается индивидуально, то при соответствующей настройке мы устанавливаем аванс в документе Прием на работу:

Здесь же в нижней части документа прописываем условия приема, эти сведения будут выводиться на печать в приказе на работу:

Из созданного приказа можно распечатать приказ и даже трудовой договор:

После того как мы провели и закрыли документ Прием на работы в карточке принимаемого на работу сотрудника автоматически заполнились данные из приказа:

Здесь же мы можем указать, как будем выплачивать зарплату сотруднику: наличными, по зарплатному проекту или на расчетный счет:

В зависимости от того, что мы выберем у нас будут доступны для заполнения либо сведения о лицевом счете зарплатного проекта, либо реквизиты счета в банке, где кроме банка и номера счета можно изменить назначение платежа (изменить получателя конечно тоже можно, но вряд ли это надо делать):

Далее в карточке сотрудника мы переходим к настройкам расчета НДФЛ, т.е. к указанию статуса налогоплательщика, вводе заявлений на стандартные вычеты. Также во вновь открывшемся окне есть возможность указать для сотрудника доходы с предыдущей работы:

После заполнения этих сведений переходим к настройке условий страхования сотрудника. По умолчанию все Граждане РФ. Здесь также устанавливаются при необходимости сведения об инвалидности:

Ну и последняя настройка – это настройка расходов по оплате труда. По умолчанию для всех сотрудников предприятия проводки по зарплате устанавливаются в настройках учета зарплаты. Однако часто бывает необходимо указывать для разных сотрудников разные способы отражения зарплаты:

Вот и все. Сотрудник принят на работу. Все, необходимые для учета его зарплаты данные, мы указали. Надеюсь что теперь у вас не останется никаких вопросов по оформлению сотрудника на работу в программе 1С:Бхгалтерия 8, редакция 3. Спасибо, что вы с нами. Присоединяйтесь к нам в соц.сетях и телеграм и вы узнаете, что 1С-это пРОСТо!

Руководитель службы заботы

Буданова Виктория

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Адрес канала t.me/bmaxplus 

Социальные кнопки для Joomla
Page 2

Прием на работу в 1С 8.3 ЗУП (редакция 3.1) - пошаговая инструкция

Для рассмотрения приема на работу в 1С ЗУП 8.3 возьмем демонстрационную конфигурацию «Зарплата и управление персоналом» редакция 3.1 (далее ЗУП), которая входит в комплект поставки. В ней уже заведены четыре пользователя: «Генеральный директор», «Начальник отдела кадров», «Начальник расчетного отдела» и «Системный программист». Я специально подчеркнул наличие нескольких ролей, так как у каждой из них имеется свой интерфейс  «Начальной страницы».

Часто бывает, что в небольших организациях учет кадров и расчет зарплаты ведет один человек и ему необходим доступ ко всем разделам учета. В этом случае нужно обратиться к специалисту с правами администратора, чтобы он завел пользователя с полными правами.

Если вы работаете в 1С Бухгалтерия 8.3, рекомендуем к просмотру данное видео:

Заведение нового Сотрудника в 1С ЗУП

Так как прием на работу сотрудника осуществляет отдел кадров, зайдем в систему 1С ЗУП под пользователем «Начальник отдела кадров». Попадаем на начальную страницу:

Как видим, в системе уже занесены некие данные. Не обращаем на них внимания и нажимаем на ссылку «Новый сотрудник»:

В программе можно вести учет по нескольким организациям, поэтому в поле «Организация» обязательно нужно указать, куда принимается новый сотрудник (даже если организация одна).

Поле «ФИО» заполняется одной строкой. Программа сама разложит эту строку на три слова (соответственно Фамилия, Имя, Отчество). Даже если в «ФИО» больше трех слов, все равно заполняем одной строкой.

Пример:

Важно! Программа разбивает «ФИО» по пробелам, поэтому двойные фамилии нужно писать строго целиком, иначе получится вот что:

Редактирование «ФИО» необходимо производить только в поле «ФИО». Рядом стоящая ссылка «Изменить» используется при реальных изменениях в «ФИО», и эти изменения попадают в «Историю изменения ФИО».

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Далее заполняем по порядку все необходимые поля. Обращу внимание, что поля «ИНН» и «СНИЛС» не являются обязательными на данном этапе, и программа даст сохранить карточку сотрудника, но при этом сотрудник попадет в раздел «Не хватает данных». Однако оформить и провести документ «Прием на работу», распечатать трудовой договор и так далее программа позволит. Но все же стоит сразу заполнить все личные данные, они нужны в первую очередь для отчетности.

После заполнения данной страницы перейдем по ссылке «Личные данные». Там нужно заполнить данные документа, удостоверяющего личность, адрес и так далее.

Итак, все личные данные сотрудника заполнены. Нажимаем кнопку «Записать и закрыть».

Будет создана карточка «Сотрудника», и автоматически создастся карточка «Физического лица».

Разница между сотрудником и физическим лицом в 1С 8.3

Здесь следует сделать небольшое, но важное отступление. Попробуем разделить понятия «Сотрудник» и «Физическое лицо» и выяснить, для чего нужны два типа карточек.

Дело в том, что у одного физического лица может быть несколько трудовых договоров. Например, одна должность основная, вторая по совместительству.

Расчеты по каждому договору ведутся по-разному, а по законодательству НДФЛ платится по физическому лицу сводно. Это один из примеров, когда необходимо иметь несколько карточек «Сотрудника», которые «привязаны» к одной карточке «Физического лица». Кроме того, в карточке «Физического лица» хранятся все личные данные по нему: сведения о документе, удостоверяющем личность, адрес, ИНН и тому подобное. Это удобно при заключении второго и последующих договоров, так как эти сведения не нужно вводить снова.

Важно! Совершенно недопустимо, чтобы у одного и того же физического лица появилось несколько карточек «Физическое лицо». Такое дублирование приведет к неправильному расчету НДФЛ и другим нежелательным последствиям!

Поэтому при вводе нового сотрудника необходимо следить за тем, чтобы, если он уже занесен ранее в систему, был «привязан» именно к «своему» физическому лицу.

При вводе нового сотрудника программа автоматически производит поиск в справочнике «Физические лица» схожих данных с карточкой нового сотрудника и, если есть совпадения, предупреждает об этом.

Самым надежным способом завести в 1С ЗУП 8.3 вторую и последующие «Карточки сотрудника» является ввод непосредственно из справочника «Физические лица».

Пример:

Заходим в справочник «Физические лица»:

Откроется список физических лиц. Ищем нужного нам человека и заходим в его карточку. В ней есть ссылка «Работа». Переходим по ссылке и нажимаем «Новое место работы». Нам откроется окно создания нового сотрудника с уже заполненными личными данными.

При таком способе ввода новый сотрудник обязательно будет «привязан» только к данному физическому лицу.

Если все же по какой-то причине произошло дублирование физического лица, в системе предусмотрена специальная обработка «Объединение карточек с личными данными». Она доступна только сотрудникам с определенными правами доступа.

Итак, нового сотрудника завели. Он попадает в раздел «Не оформлены трудовые отношения».

Оформление на работу нового сотрудника в 1С ЗУП

Чтобы создать документ «Прием на работу», щелкаем правой кнопкой мышки на строку с работником и выбираем «Оформить прием на работу»:

Откроется окно создания нового документа 1С:

На первой закладке обязательно должны быть заполнены поля «Подразделение», «Должность», «График работы». Без их заполнения документ не проведется.

Сумма в поле «ФОТ» формируется по данным в закладке «Оплата труда». На нее и перейдем:

Если на закладке «Главное» мы указали должность, а в справочнике «Штатное расписание» уже прописаны виды и суммы начислений, таблица с показателями заполнится автоматически. Можно добавить дополнительные начисления вручную. Также указываем «Порядок пересчета» и способ расчета «Аванса».

На последней закладке «Трудовой договор» указываем данные трудового договора.

Нажимаем «Провести и закрыть».

Итак, мы завели и приняли на работу нового сотрудника:

Теперь можно производить начисление и выплату заработной платы и другие действия с новым сотрудником.

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Прием на работу в ЗУП 3.1 — пошаговая инструкция

Рассмотрим, в виде пошаговой инструкции как принять на работу сотрудника в программе 1С 8.3 ЗУП 3.1.

Шаг 1. Добавить нового сотрудника в справочник «Сотрудники»

Прием на работу по трудовому договору всегда начинается с создания нового элемента в справочнике Сотрудники:

В первую очередь обязательно указать Полное имя сотрудника остальные поля карточки сотрудника можно заполнить и позже.

При записи нового элемента справочника сотрудники обычно создается новый элемент и в справочнике Физические лица.

В справочнике Физические лица хранится личная информация человека, а в справочнике Сотрудники информация о его работе в организации. Для одного и того же физического лица может быть создано несколько элементов справочника Сотрудники. Например, если человек работает в организации по основному месту работу и по совместительству.

При заполнении полей справочника Сотрудники программа сама анализирует справочник Физические лица, и если будет обнаружен человек с похожими данными, то появится специальное окно, в котором нужно выбрать тот же самый это человек или другой.

Можно пойти и другим путем: создать сначала Физическое лицо (Кадры – Физические лица), а затем принять его на работу, либо уже существующее Физическое лицо принять на новое место работы. Для этого в карточке физического лица следует перейти по ссылке Работа. Если сотрудник уже работает в организации, то в открывшейся форме будет показана информация о текущем рабочем месте. По ссылке Новое место работы можно добавить новой элемент справочника Сотрудники, связанный с текущим физическим лицом:

«Задвоение» физических лиц может приводить к ошибкам по учету НДФЛ и взносам, т.к. их расчет производится в разрезе физических лиц. Если для одного и того же человека было создано два физических лица, то можно воспользоваться специальным сервисом Объединение личных карточек (Кадры — Сервис — Объединение личных карточек).

Шаг 2. Ввод личных данных сотрудника

В карточке сотрудника по ссылке вверху формы водится информация о сотруднике:

  • по ссылке Личные данные можно ввести паспортные данные, данные о месте рождения, гражданстве, а также адрес и другую контактную информацию.

Эту информацию лучше ввести до регистрации приема на работу, так как она потребуется при распечатке Трудового договора с работником.

  • По ссылке Страхование можно ввести статус иностранного гражданина, сведения о наличии инвалидности.
  • По ссылке Трудовая деятельность можно ввести информацию о различных стажах, в том числе и о страховом стаже сотрудника:

Шаг 3. Ввод документа «Прием на работу»/«Прием на работу списком»

Теперь можно переходить к вводу документа Прием на работу или Прием на работу списком.

Прием на работу — индивидуальный документ, позволяющий принять одного сотрудника и сформировать печатную форму приказа по форме Т-1.

Прием на работу списком предназначен для оформления приема сразу на нескольких сотрудников, с возможностью печати унифицированной формы Т-1а. Работа с каждой строкой аналогична работе при вводе документа Прием на работу по одному сотруднику.

Документы Прием на работу и Прием на работу списком доступны в журнале Кадры — Приемы, переводы, увольнения:

Ввести документ Прием на работу можно также из справочника Сотрудник:

  • По ссылке Принять на работу в карточке нового сотрудника.

  • Из формы списка справочника Сотрудники: выделить нужного сотрудника и нажать кнопку Оформить документ — Кадры — Прием на работу.

Обратите внимание, в поле Дата указывается дата кадрового приказа о приеме на работу сотрудника, а в поле Дата приема – дата приема, начиная с которой сотрудник приступает к работе в организации.

Если сотрудник принимается с испытательным сроком, то продолжительность испытательного срока в месяцах задается в поле Испыт. срок (мес).

В 1С 8.3 ЗУП версии КОРП реализовано отслеживание прохождения сотрудниками испытательного срока. Ознакомиться с этим функционалом можно в статье  Учет прохождения испытательного срока (ЗУП КОРП 3.1.7).

В поле Подразделение нужно указать структурное подразделение, с которое принимается сотрудник.

А в поле Должность – должность либо позицию штатного расписания, на которую принимается сотрудник. Это зависит от того, ведется ли в программе штатное расписание. Если ведется, то выбор осуществляется из справочника Штатное расписание, если же не ведется, то из справочника Должности.

Подробно описание работы со штатным расписанием смотрите в статье — Штатное расписание в ЗУП 3.1 – пошаговая инструкция

Поле Колич. ставок доступно, если в настройках кадрового учета (Настройки – Кадровый учет) установлен флажок Используется работа по неполной ставке:

В противном случае поле не отображается и считается, что сотрудник принимается на 1 целую ставку.

При нажатии на ссылку Колич.ставок открывается специальная форма ввода, позволяющая указать ставку в долях, либо указать десятичной дробью:

График работы – график работы сотрудника. По умолчанию заполняется по данным позиции штатного расписания, а также из настроек подразделения либо настроек организации.

Вид занятости – выбор из списка: Основное место работы, Внешнее совместительство, Внутреннее совместительство.

При проведении документа программа проверяет корректность заполнения поля Вид занятости и выдаст ошибку, если оно заполнено неверно. Нельзя, например, принять сотрудника дважды по Основному месту работы или оформить сотрудника по Внутреннему совместительству, если он не работает в организации по Основному месту работы:

Поле ФОТ – справочное, заполняется по данным на вкладке Оплата труда.

Если в программу не внесен страховой стаж, то будет отображаться информационная ссылка, сигнализирующая о том, что пособия могут быть заполнены неверно. Щелкнув по ней можно перейти в форму ввода стажа:

Также на вкладке Главное отображается информационная надпись о положенных сотруднику ежегодных отпусках. По ссылке Редактировать права на отпуск можно скорректировать.

Согласно коллективному договору, работникам положен Дополнительный отпуск продолжительностью 3 календарных дня в год. Необходимо зарегистрировать право на отпуск при приеме.

Следует нажать на ссылку Редактировать и в открывшейся форме добавить право на дополнительный отпуск:

Изменения отразятся в информационной надписи:

На вкладке Оплата труда указываются положенные сотруднику плановые начисления. Начисления по умолчанию заполняются по данным позиции штатного расписания, но могут быть скорректированы вручную:

В нижней части формы в поле Порядок пересчета  указывается способ пересчета оклада в стоимость дня и часа для последующего расчета оплаты за работу в выходные/праздничные дни, сверхурочные и ночные часы:

При необходимости Порядок пересчета по сотруднику может отличаться от порядка, заданного по умолчанию в настройках расчета зарплаты (Настройки – Расчет зарплаты):

Также необходимо указать способ расчета аванса в поле Аванс:

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С ЗУП», тогда смотрите материалы по теме «Расчет и выплата аванса»:

На вкладке Трудовой договор заполняются данные, используемые при печати трудового договора:

Шаг 4: Печать приказов о приеме и трудовых договоров

Из документа Прием на работу по кнопке Печать – Приказ о приеме (Т-1) можно распечатать приказ по унифицированной форме Т-1, а также трудовой договор.

Из документа Прием на работу списком по кнопке Печать – Приказ о приеме (Т-1а) можно распечатать приказ по форме Т-1а, а также трудовые договора сотрудников:

Стандартные макеты трудовых договоров можно скорректировать в разделе Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Макеты печатных форм.

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С ЗУП», тогда смотрите материалы по теме «Макеты печатных форм»:

Работа с документами при разграничении прав пользователей

Если в базе работают несколько пользователей с ограниченными правами, то доступность и видимость полей документа может быть ограничена.

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С ЗУП», тогда смотрите материалы по теме «Концепция взаимодействия пользователей»:

  • Концепция взаимодействия пользователей

Документы Прием на работу или Прием на работу списком может оформляться:

  • специалистом кадровой службы с профилем Кадровик (без доступа к зарплате), который не может видеть и вносить информацию по начислениям;
  • специалистом кадровой службы с профилем Кадровик (с доступом к зарплате), который может видеть и вносить информацию по размерам начислений.

Пользователю же с правами Расчетчика недоступно редактирование кадровой информации. Например, в приказе о приеме заблокировано поле Дата приема:

См. также:

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С ЗУП», тогда смотрите материалы по теме:

  • Прием на работу
  • Учет персональных данных сотрудников

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Прием на работу в 1С 8.3 Бухгалтерия

Предлагаем пошаговую инструкцию приема на работу сотрудника в программе 1С Бухгалтерия редакция 8.3. Для начала необходимо настроить учет заработной платы в программе. Переходим на вкладку меню «Зарплата и кадры», раздел «Справочники и настройки», пункт «Настройки зарплаты». 

Обратите внимание, что в программы 1С можно вести учет непосредственно в «1С Бухгалтерия», а можно в «1С Зарплата и управление персоналом». Рассмотрим учет расчетов по заработной плате в программе 1С Бухгалтерия и в разделе «Общие настройки» отметим это (должен быть отмечен пункт – в этой программе):

В настройке «Порядок учета зарплаты» можно указать параметры по дате выдачи зарплаты, информацию о налогах и взносах, резервы отпусков. Чтобы принять сотрудника на работу необходимо, чтобы в программе велся полный кадровый учет. Этот пункт нужно отметить в разделе «Кадровый учет».

  

Возвращаемся теперь в раздел «Зарплата и кадры», подраздел «Кадровый учет», пункт «Приемы, увольнения, переводы» и приступаем к оформлению нового сотрудника. Нажимаем кнопку «Создать» и выбираем «Прием на работу». Заполняем поля в шапке документа:

  • Подразделение;

  • Должность – на какую должность принимается сотрудник;

  • Сотрудник – фамилия, имя и отчество нового сотрудника;

  • Дата приема;

  • Вид занятости – выбираем: основное место работы, внешнее совместительство или внутреннее совместительство.

При создании карточки нового сотрудника обязательно заполнять все поля, включая гиперссылки: личные данные, страхование и присоединенные файлы.

Личные данные – здесь указываются: паспортные данные, гражданство, ИНН, адрес по прописке и по месту проживания, номер телефона. Если предоставлена неполная информация, то ее можно добавить позднее.

Перейдем к заполнению начислений для данного физлица. Вводим размер оплаты по окладу. Если предусмотрены какие-то дополнительные начисления (премии и т.д.), то через клавишу «Добавить» выбираем из списка. Внизу экрана, в соответствующих полях, указываем, каким образом будет начисляться аванс, условия приема, выбираем непосредственного руководителя нового сотрудника и его должность.

  

А также, при необходимости, прописываем комментарий в соответствующей строке. Все данные заполнены, проводим. Теперь можно распечатать приказ о приеме нажатием на клавишу «Печать». Проверяем, печатаем и отдаем на подпись.

Как принять на работу сотрудника в 1С 8.3 ЗУП 3.1 - пошаговая инструкция

Правильное ведение кадровых данных в программе 1С:ЗУП очень важно. Иначе вы будете сталкиваться с частыми ошибками в документах и отчетах, например при начислении заработной платы. Многие отчеты из данной программы сдаются в контролирующие органы и ошибки здесь неуместны.

В этой пошаговой инструкции мы подробно рассмотрим процесс приему на работу сотрудника в 1С 8.3 ЗУП редакция 3.1.

Справочник «Сотрудники»

В данном примере мы используем демонстрационную версию программы и выполняем все действия под учетной записью начальника отдела работы с персоналом. В зависимости от доступных пользователю прав, данный функционал может иметь другое место расположения или вообще быть недоступен.

Перейдем на начальную страницу и нажмем на гиперссылку «Новый сотрудник».

В открывшейся карточке справочника выберите организацию.

Далее в поле «Полное имя» укажите ФИО нового сотрудника полностью.

Помните, что в программе существует алгоритм разбивки данного поля на отдельные реквизиты: фамилию, имя и отчество. Он отделяет их друг от друга по пробелам. В случае двойной фамилии, ее необходимо указывать через тире без пробелов.

Справа от поля полного имени есть три гиперссылки:

  • Склонения. При нажатии на данную гиперссылку перед вами откроется окно склонения ФИО данного сотрудника во всех падежах. Если вы принимаете на работу человека с необычной фамилией, проверьте, правильно ли произвелось автоматическое склонение.
  • Изменить ФИО. Данный механизм позволяет менять фамилию, имя и отчество сотрудника, если оно изменилось в документе, подтверждающем личность с указанием даты этого изменения. Если вы сами ошиблись при занесении в программу, такой способ будет неверным. Пример использования – сотрудница вышла замуж и сменила фамилию.
  • История ФИО. Здесь показывается полная история изменения фамилии, имени или отчества, произведенная при использовании предыдущего механизма.

Далее заполните в карточке сотрудника его дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС. Данные поля не являются обязательными к заполнению, но все же, желательно их заполнить во избежание проблем в дальнейшем.

Личные данные, сведения об образовании, семье, трудовой деятельности, страховании заполняются по соответствующим гиперссылкам вверху формы. При необходимости, вы так же можете прикрепить к карточке сотрудника файл, например, с его фото или скан — копиями документов.

Когда вы укажете все необходимые данные, нажмите «Записать и закрыть».

Справочник «Физические лица»

После создания сотрудника в программе 1С 8.3 ЗУП автоматически создался новое физическое лицо. Этот справочник находится в разделе «Кадры».

Физическое лицо и сотрудник – это разные вещи. Физическое лицо может не являться сотрудником.

Для одного элемента справочника физических лиц возможно существование нескольких сотрудников. Так заведено потому, что человек может работать в компании не только по основному месту работы. У него может быть несколько договоров, например, основной, совместительство и ГПХ.

Данный механизм реализован для того, чтобы в соответствии с законодательством НДФЛ считалось общее по всем местам работы для одного физического лица. Остальные же расчеты ведутся отдельно.

Например, в нашей организации работает сотрудник и это его основное место работы. Так же периодически ему переводятся денежные средства по договору ГПХ. НДФЛ должно начисляться общее (суммироваться по обоим договорам). Начисления же будут производиться отдельно. В программе будет одно физическое лицо и два сотрудника.

В связи с этим очень важно контролировать отсутствие дублей в справочнике физических лиц. В противном случае возможны нежелательные последствия с некорректностью расчетов и с налоговыми органами. К тому же, налоговые вычеты привязаны именно к физическому лицу.

Во избежание данных ситуаций при заполнении данных (например, ИНН) в карточке сотрудника, если программа найдет физическое лицо с такими же данными, она выдаст соответствующее сообщение.

При появлении дублей физических лиц обратитесь к администратору программы, чтобы он произвел объединение карточек с личными данными специальной обработкой.

Документ «Прием на работу»

Мы завели в программе нового сотрудника. Теперь переходим непосредственно к приему на работу сотрудника. Сделать это в 1С ЗУП 8.3 можно на начальной странице, в карточке сотрудника, либо через меню «Кадры».

В нашем примере мы будем принимать сотрудника из начальной страницы, так как там наглядно отображены те лица, которые не приняты на работу, что довольно удобно.

Для этого выделите созданного сотрудника в соответствующей таблице и нажмите правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберите пункт «Оформить прием на работу».

В открывшемся документе некоторые поля заполнились автоматически. При необходимости откорректируйте их, а так же укажите подразделение и должность.

Если вы заполняете штатное расписание, то оплата труда подставится из него. Перейдем на соответствующую вкладку. Все верно, начисление заполнилось из позиции штатного расписания. Эти данные можно откорректировать.

Если вы не ведете штатное расписание, вкладку «Оплата» необходимо заполнять вручную.

Далее перейдите на вкладку «Трудовой договор» и укажите все необходимые данные.

Далее проведите документ и на этом прием сотрудника на работу окончен. Теперь можно начислять ему заработную плату.


Смотрите также